Haben Sie Fragen?Zu viel auf dem Plan? – Zeitmanagement mit der ALPEN-METHODE
Vom Eisenhower-Prinzip hat jeder schon einmal gehört. Es hilft, Aufgaben nach Dringlichkeit und Bedeutung zu gewichten.
Das ist ein wichtiger Schritt, aber noch nicht die ganze Lösung. In der Regel nehmen wir uns viel zu viel vor. Vor dieser Falle will uns die ALPEN-Methode schützen.
Die ALPEN-Methode braucht nur wenig Vorbereitungszeit – etwa 5 bis 10 Minuten. Am besten planen Sie Ihre Aufgaben am Abend, dann können Sie am nächsten Morgen gut organisiert ans Werk gehen.
A steht für Aktivitäten auflisten
Schreiben Sie alles auf, was Sie vorhaben – ohne Gewichtung oder Reihenfolge. Wichtig ist, dass Sie die Aufgaben tatsächlich schreiben. So aktivieren Sie Ihr Gehirn und es bereitet im Hintergrund die Lösung vor.
L Länge der Tätigkeiten schätzen
Im zweiten Schritt schätzen Sie, wie viel Zeit Sie für Ihre Aufgaben benötigen. Diese Aufgabe gehört zu den schwierigsten. Wenn Sie sich unsicher sind, sollten Sie eine Weile die Zeit stoppen, die Sie für Ihre Arbeiten benötigen. Nach und nach werden Sie ein Gefühl für den Aufwand entwickeln.
P Pufferzeit einplanen
Als Faustregel gilt: Verplanen Sie nur 60 Prozent Ihrer Arbeitszeit. Unvorhergesehene Aufgaben, Störungen oder Anrufe nehmen 20 Prozent Ihrer Zeit in Anspruch. Weitere 20 Prozent sind für kreative Aufgaben und Spontanes reserviert.
60 Prozent von einem 8-Stunden-Tag sind 5 Stunden. Das klingt wenig, ist aber vielleicht schon zu viel. Manche Trainer empfehlen, nur 50 Prozent des Arbeitstages fest zu planen.
E- Entscheidung über Prioritäten, Kürzungen und Delegation treffen
Bei den Entscheidungen über Prioritäten, Kürzungen und Delegation kommt das Eisenhower-Prinzip wieder ins Spiel. Teilen Sie Ihre Aufgaben ein in ‘Mache ich selbst und zwar sofort’, ‘Mache ich selbst, aber später’, ‘gebe ich ab’ und ‘kann gleich in den Papierkorb’.
Wenn Sie mit anderen Methoden lieber arbeiten – etwa der ABC-Methode – ist das natürlich auch in Ordnung.
N- Nachkontrolle – Unerledigtes übertragen
Prüfen Sie am Ende des Tages, ob Sie Ihr Tagesziel erreicht haben. Wenn nicht, kommt das Unerledigte auf den Plan für den nächsten Tag.
Die realistische Schätzung des Aufwands ist zentraler Bestandteil der ALPEN-Methode, denn nur ein realistischer Plan motiviert. Je mehr Sie die gesetzten Ziele für erreichbar halten, um so mehr konzentrieren und mobilisieren Sie auch Ihre Kräfte darauf – und schaffen tatsächlich, was Sie sich vorgenommen haben.”
Über den Autor
Experte für berufliche Weiterbildung und Personalentwicklung. Kontaktanfrage gerne auch bei LinkedIn:
