20 Jahre Kayenta

Unser Tipp für mehr Schwung am Arbeitsplatz

Zeitmanagement: So bauen Sie die Stapel auf Ihrem Schreibtisch ab

Stellen Sie sich vor: Es ist ein schöner Morgen. Die Leute um Sie herum sind gut gelaunt. Mit schwungvollen Schritten gehen Sie zur Arbeit. Auf dem Flur ruft Ihnen jemand ein fröhliches “Guten Morgen” zu. Sie öffnen die Tür zu Ihrem Büro – und erstarren: Ihr Schreibtisch biegt sich unter Papieren, Fachzeitschriften und Ordnern.

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Schlagartig wird Ihnen klar, wie viel Arbeit auf Sie wartet – und dass Sie diesen Berg heute wieder nicht abtragen werden. Ihr Schwung ist dahin. So ein unaufgerämter Schreibtisch kostet Energie.

Das ist sogar wissenschaftlich belegt. Schon 1927 fand der russische Wissenschaftler Bluma Zeigarnik heraus, dass unerledigte Handlungen unter bestimmten Bedingungen besser erinnert werden als erledigte. All die Papiere und Unterlagen sind unerledigte Aufgaben. Vielleicht schlummert irgendwo sogar ein vergessener Termin? Das Wissen belastet und weckt das schlechte Gewissen.

Die Informationsfülle zwingt zur Priorisierung

Doch wie entstehen die Stapel? Es mag viele Gründe dafür geben, auch sehr persönliche. Uns allen gemeinsam ist jedoch die riesige Informationsflut, der wir ausgesetzt sind.

Bevor das Internet Einzug hielt, war es schwierig, überhaupt an Informationen heran zu kommen. Deshalb hob man Dinge für alle Fälle auf. Heute ist es anders. Nicht der Mangel ist das Problem, sondern die Fülle. Wir alle sind gefordert, Prioritäten zu setzen, und Informationen danach zu filtern, was wir wirklich brauchen. Manchmal stehen jedoch die alten Verhaltensmuster im Weg. Dann wachsen Stapel.

Setzen Sie Ihre Stapel auf Diät

Stapel auf dem Schreibtisch drosseln die Energie. Sie tun nicht gut, machen einen schlecht organisierten Eindruck und kosten Zeit, die man – egal wozu – immer besser verwenden kann.

Immerhin zehn Prozent ihrer Arbeitszeit verbringen Arbeitnehmer mit dem Suchen, hat das Fraunhofer Institut für für Produktionstechnik und Automatisierung in Stuttgart herausgefunden. Pro Tag ist das etwas mehr als eine Stunde!

Deshalb möchten wir Sie heute für eine “Zettel-Diät” gewinnen. Üben Sie das Wegwerfen und zwar nach diesem Muster:

Werfen Sie alles weg, was nicht zu Ihrem Tätigkeitsgebiet gehört

  • was Sie in den letzten zwölf Monaten nicht gebraucht haben
  • was Sie in den nächsten zwölf Monaten voraussichtlich nicht brauchen werden
  • was Sie schnell wieder beschaffen können (Internet)
  • wozu es keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gibt


In den ersten drei Tagen entscheidet es sich, ob Sie die Strategie dauerhaft umsetzen werden. Sie machen es sich leichter, wenn Sie einen Wegwerfplan erstellen, und sich überschaubare, kleine Schritte vornehmen. Wenn Sie ein “Groß-Reinemachen” planen, könnte daraus die nächste unerledigte Aufgabe werden.

  • Erstellen Sie sich in den kommenden drei Tagen einen Plan, was Sie wann wegwerfen wollen.
  • Werfen Sie jeden Tag einen Gegenstand aus ihrem privaten und beruflichen Umfeld weg, den Sie in den zurückliegenden zwölf Monaten nicht benutzt haben.


Am Anfang scheint der Berg riesig und der Weg weit. Aber nach und nach schmelzen die Pfunde – Pardon: die Stapel. Und Sie bekommen wieder eine freie Sicht.