Selbstmanagement: Telefon ist „out“, Text ist „in“

Das Telefon – geliebt, gehasst und vor allem selbstverständlicher Begleiter der Arbeitswelt. Oder nicht? In Deutschlands Büros klingeln die Telefone in letzter Zeit weniger häufig.

Zugleich verändert sich das Selbstmanagement – und das hat gute Gründe:

Störend

Sie sind in Ihre Arbeit vertieft, da klingelt es. Der Anrufer will Ihre Meinung zu einem Thema wissen. Jetzt heißt es umschalten – denn Sie sind mit Ihrem Kopf ganz woanders. 10 Minuten später ist das Gespräch beendet und Sie müssen wieder zurück. Wo waren Sie stehen geblieben?

Je nach Komplexität der Aufgabe und Dauer der Unterbrechung dauert der Rückweg bis zu 20 Minuten, sagen Experten. Selbst bei kurzen Unterbrechungen verdoppelt sich bei einer einigermaßen anspruchsvollen Arbeit die Fehlerquote, hat eine Studie aus Michigan ergeben.

Störungen sind eine Herausforderung an das Selbstmanagement. Die Kosten sind mit der Dauer der Störung zu gering beziffert. Hinzu kommen eine erhöhte Fehlerquote wie auch die Zeit, die eine Arbeitskraft braucht, um sich neu zu konzentrieren.

Stressauslösend

Unterbrechungen sind anstrengend, denn der Betroffene muss mindestens zwei Aufgaben im Blick behalten und gerät so ins Multitasking. Manche Mitarbeiter können es nicht leiden, wenn ihnen jemand von außen in ihren Zeitplan eingreift. Sie fühlen sich fremdbestimmt, was sie sehr unter Druck setzt.

Das Multitasking bedeutet für die Mitarbeiter eine so starke Belastung, dass die baua – Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin – eine eigene Broschüre herausgegeben hat. Arbeitskräfte finden darin Hinweise, wie sie sich schützen können. Ihr Selbstmanagement ist also gefordert. Zugleich lautet die übergeordnete Botschaft der bauma:

Arbeitsunterbrechungen und Multitasking sind ein gesundheitliches Risiko für die Mitarbeiter. Sie tragen dazu bei, dass Burnout-Erkrankungen in den Unternehmen zunehmen.

Altmodisch

In jüngster Zeit kommt ein ganz neuer Impuls hinzu. Haben Sie ihre Kinder oder halbwüchsigen Verwandten schon einmal gefragt, wie häufig sie ihr Smartphone zum Telefonieren benutzen?

Den Digital Natives ist die Kommunikation per Text in Fleisch und Blut übergegangen. Sie benutzen überwiegend Plattformen oder Chat-Dienste, weniger E-Mails.

Die Gewohnheiten aus dem Privaten setzen sich im Berufsleben fort. Junge Unternehmer stimmen sich mit ihren Kunden und Dienstleistern überwiegend schriftlich ab. Das Telefon kommt nur noch bei digitalen Abstinenzlern zum Einsatz oder dort, wo sich die Digitalisierung noch nicht durchgesetzt hat.

Hinsichtlich der Kommunikation sieht das Selbstmanagement heute anders aus als früher. Zu telefonieren ist für die Digital Natives etwas Altmodisches.

Telefontermine abstimmen

Eine hohe Arbeitsbelastung ist die Norm geworden. Die Arbeitskräfte versuchen, mit der Situation zurecht zu kommen und telefonieren weniger. Das veränderte Verhalten ist aus der Not geboren.

Stören Sie die Kollegen also nicht unnötig und gewinnen ein Gefühl dafür, wann es angemessen ist zum Telefonhörer zu greifen und was Sie schriftlich abhandeln können.

Das Telefon hat nach wie vor dort seinen Platz, wo etwas Erklärungsbedürftiges zu besprechen ist. Am besten verabreden Sie sich (per Textnachricht) zu einem Telefontermin. Damit ist beiden Seiten geholfen.