Projektleiter: Mindset für mehr Produktivität

„Ständig steht einer hinter mir“, stöhnt ein Projektprofi aus unserem Bekanntenkreis. Als Softwareentwickler ist es seine Aufgabe, komplizierte Aufgaben zu lösen. Das Großraumbüro, in dem er arbeitet, macht ihm das Leben schwer. „Selbst wenn ich einen Kopfhörer aufsetze und offensichtlich nicht gestört werden will, nützt das nichts.“ Die Kollegen tippen ihm trotzdem auf die Schulter.

Aufgabe des Projektmanagers: Vernünftige Arbeitsbedingungen schaffen

Mit den Störungen steigt der Stress: Weil die eigenen Aufgaben liegen bleiben und die nächsten Abgabetermine anstehen. Weil Introvertierte besonders unter ständigen Arbeitsunterbrechungen leiden und weil diese Personengruppe in technischen Projekten stark vertreten ist.

In Sachen gegenseitiger Rücksichtnahme kann der einzelne Mitarbeiter wenig tun. In einigen Unternehmen ist man dazu übergegangen, sich per E-Mail vorab zu verabreden, anstatt einfach beim Kollegen aufzulaufen. Andere haben Ruhezeiten eingerichtet, in denen ungestört gearbeitet werden kann. Doch solche Lösungen sind eine Aufgabe des gesamten Teams unter der Führung des Projektleiters.

Mindset für Produktivität schaffen

Unabhängig von der Vereinbarung im Team hat jeder Projektmanager und Projektmitarbeiter die Möglichkeit, sich mental und organisatorisch auf mehr Produktivität einzustimmen. Im Kern geht es darum, sich zu fokussieren – damit das gelingt, was realistisch zu schaffen ist.

Jeden Tag mit einem Plan beginnen

Der Tag wird immer zu kurz sein, um alle Aufgaben zu bewältigen, die auf dem Tisch liegen. Viele erfolgreiche Menschen starten deshalb jeden Morgen mit einem Arbeitsplan – damit sie in der begrenzten Zeit das schaffen, was ihnen wirklich wichtig ist.

Am besten legen Sie sich den Arbeitsplan für den nächsten Tag schon am Abend zuvor zurecht und fragen sich:

• Was genau ist zu tun?
• Welches Ergebnis wird angestrebt?
• Welche Schwierigkeiten sind zu erwarten?
• Wer besitzt die notwendigen Kenntnisse und Fähigkeiten?
• Was passiert, wenn die Aufgabe nicht oder unvollständig erledigt wird?
• Welche Vorschriften und Hilfsmittel sind zu beachten?
• Wann soll die Aufgabe abgeschlossen sein?

Die vollständige Liste der Fragen finden Sie in unserem Transferbogen “Produktivität und Führung“(PDF).

Streichen, was weg kann

Eine gute ToDo-Liste ist nicht etwa lang, sondern kurz. Streichen Sie also, was nicht sein muss. Wenn es schwer fällt, „Nein“ zu sagen, stöbern Sie doch einmal in unserem Artikel „Nein“ sagen und dabei bleiben.

Sofort tun, was in weniger als zwei Minuten getan werden kann Alles, was sich innerhalb von zwei Minuten erledigen lässt, tun Sie am besten sofort – denn die Aufgabe wegzulegen, sich zu erinnern und sie wieder hervorzuholen nimmt mehr Zeit in Anspruch. Der Tipp gilt besonders den Aufgaben Post bearbeiten, E-Mails beantworten oder die Ablage in Ordnung halte.

Die eigene Leistungskurve kennen Manche arbeiten lieber früh, andere lieber spät. Am besten erledigen Sie die schwierigen Aufgaben dann, wenn Sie sich am stärksten fühlen.