Organisation im Büro: Effizienter und entspannter durch den Arbeitstag dank intelligenter Büroeinrichtung

Büroplanung & Einrichtung: mehr als nur Schrank und Tisch in einem Raum

Ein durchdachtes Einrichtungskonzept ist auf die Arbeitsabläufe der Benutzer ausgerichtet und hilft dabei, diese logisch und effizient zu gestalten. Umgekehrt kann ein leichtfertig eingerichtetes Büro uns in unserer Arbeit behindern. Folgende Punkte helfen Ihnen dabei, mehr Struktur in Ihr Büro zu bringen:

Am Schreibtisch

Bildschirm, Telefon, Tastatur, Tacker… soweit so gut. Dann noch die Kaffeetasse, plötzlich hier noch ein Ordner und da noch eine Akte. Auf unserem Schreibtisch häuft sich während eines Arbeitstages so einiges an.

Was davon wirklich auch auf Ihre Arbeitsplatte gehört, müssen Sie entscheiden. Dabei ist es sinnvoll, Prioritäten zu setzen. Gerade beim Kleinmaterial sind wir oft zu grosszügig. Tacker, Locher, Klebeband und so weiter haben nur dann eine Daseinsberechtigung auf unserem Tisch, wenn wir sie auch wirklich täglich benutzen. Ansonsten, ab in den Rollcontainer damit.

Fragen Sie sich folgendes:

• Welche Arbeitsutensilien befinden sich auf meinem Schreibtisch?
• Was davon brauche ich wirklich täglich?
• Was ist mehr Staubfänger als Arbeitsinstrument?

Gut verstaut: Schränke, Rollcontainer & Co.

Unterlagen, die Sie häufig brauchen, sollten sich in Ihrem direkten Arbeitsumfeld befinden, das heisst, sie sollten für Sie erreichbar sein, ohne dass Sie sich vom Arbeitsplatz entfernen müssen. Ordner und Akten, die sie nicht täglich brauchen, finden bestimmt auch Platz im Schrank am anderen Ende des Raumes. Die Faustregel ist einfach: je öfter Sie etwas benutzen, desto näher sollte es an Ihrem Arbeitsplatz platziert sein.

Fragen Sie sich darum:

• Welche Ordner / Dokumente befinden sich wo?
• Wie oft benötige ich sie?
• Wo bringe ich Kleinmaterial unter, welches ich nicht für meine tägliche Arbeit benötige?

Wichtig ist auch, dass jeder Mitarbeiter seinen persönlichen Stauraum hat, dass dieser abschliessbar ist und direkt am Arbeitsplatz steht. Ein Rollcontainer oder ein Schreibtisch mit integriertem Lowboard eignen sich hierzu am besten.

Gesundheit im Büro

Wir arbeiten mit all unseren Sinnen. Auch wenn wir uns dessen nicht unbedingt bewusst sind, so haben Beleuchtung, Geräusche, ja sogar Gerüche direkten Einfluss auf unsere Produktivität und unser Wohlbefinden.

Elektrische Geräte oder auch das Gespräch des Büronachbarn sind typische „Störfaktoren“, denen wir tagtäglich ausgesetzt sind. Während man den Kollegen nicht unbedingt aus dem Büro schmeissen sollte, kann man dies aber mit dem Drucker tun – und schlägt so drei Fliegen mit einer Klappe: Sie werden ein elektrisches Gerät los, welches Abwärme und Feinstaub produziert, reduzieren die Geräuschkulisse um ein störendes Summen und Surren und kreieren erst noch einen Anlass, sich ab und zu vom Arbeitstisch weg zu bewegen.

„Jetzt hat sie doch gerade gesagt, ich soll die Dinge die ich am meisten brauche so nah wie möglich platzieren?!?“ (Ja, ich kann Sie denken hören.) Stimmt! Sich den Arbeitsplatz so einzurichten hilft, die Arbeitsabläufe optimal zu gestalten. Doch gibt es im Leben nicht noch mehr als nur Arbeit…? Ein durchschnittlicher Wissensarbeiter verbringt zwischen 70‘000 und 80‘000 Stunden seines Lebens im Büro. Da sollte nicht nur die Büroeinrichtung stimmen, sondern gleichzeitig auch der eigenen Gesundheit Rechnung getragen werden.

Das persönliche Wohlbefinden am Arbeitsplatz fördern

Das Stichwort heisst Bürodynamik: welche Bewegungsanreize bietet Ihnen Ihr Arbeitsplatz? Genau daran mangelt es dem gemeinen Büromenschen nämlich. Wir brauchen Bewegung, und diese sollte sich wenn möglich nicht nur auf das Tippen der Tastatur und den Gang zum Kaffeeautomaten beschränken. Den Drucker aus dem eigenen Büro zu verbannen ist eine weitere Möglichkeit, genauso wie die Gewohnheit, beim Telefonieren aufzustehen. Das geht natürlich um einiges besser, wenn man an einem Sitz-/Stehtisch arbeitet.

Bewegung ist ein gutes Mittel gegen Stress, es hilft, die Konzentrationsfähigkeit zu steigern und sorgt dafür, dass Glückshormone ausgeschüttet werden. Also: wie wohl fühlen Sie sich an Ihrem Arbeitsplatz?

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