Kurz und bündig: Wie Sie bessere Protokolle schreiben

Wenn Sie ein Protokoll schreiben, überlegen Sie bitte zuerst, wer das Protokoll lesen wird. Vom Zielpublikum hängt ab, welche Informationen wichtig sind und welche wegfallen dürfen.

Sie haben drei Protokollformen zur Auswahl:

• Ein Ergebnisprotokoll fasst die Ergebnisse einer Veranstaltung zusammen. Inhalte sind deshalb: Thema der Besprechung, die Tagesordnung, die Beschlüsse, die Abstimmungsergebnisse, die Unterschrift des Protokollführers und des Veranstaltungsleiters. Der Diskussionsverlauf ist für Ergebnisprotokolle unerheblich.

• Im Gegensatz dazu steht das Verlaufsprotokoll. Es gibt den Verlauf einer Veranstaltung wider. Dazu gehören die Tagesordnung, Angaben zum Ablauf, Vorschläge, Einwände, Begründungen, Beschlüsse und Abstimmungsergebnisse. Es schließt mit den Unterschriften des Protokollführers und des Veranstaltungsleiters.

• Das Seminarprotokoll ist eine Mischung aus beiden Formen. Seine Aufgabe ist, die Gedankengänge eines Seminars festzuhalten und zu ordnen. Seine Bestandteile sind Thema des Seminars, Arbeitsschritte, Fragestellungen, Teilergebnisse, das Gesamtergebnis, eventuell offene Fragen und Themen für die nächste Sitzung.

Ein Protokoll beginnt regelmäßig mit Hinweisen zum Anlass, Ort, Datum, Teilnehmer, Leitung sowie Beginn und Ende des Treffens.

Für eine kurze Darstellung sind alle Leser dankbar. Schreiben Sie nur so viel wie nötig und so wenig wie möglich. Gelegentlich mögen 30-Seiten-Protokolle sinnvoll sein. In der Regel genügen jedoch 3 bis 4 Seiten.

Allen Protokollen können Anlagen beigefügt sein.

Ob ein Protokoll gelesen wird - womöglich gerne - hängt wesentlich vom Sprachstil ab. Der Ausdruck sollte möglichst einfach, sachlich und präzise sein. Immer wieder schleicht sich Amtsdeutsch mit umständlichen, abstrakten Formulierungen und langen, verschachtelten Sätze. Sie verringern die Lesbarkeit und wirken oft ermüdend. Typisch sind außerdem Passiv-Formulierungen wie "die Aufgaben müssen erledigt werden". Ein solcher Satz lässt offen, wer verantwortlich ist und handeln soll.

Der Gebrauch der Umgangssprache ist allerdings auch keine Lösung. Protokolle sind oft wichtige Dokumente - Slang dagegen wirkt flapsig und neigt dazu, ungenau zu sein. Ein Satz wie "die Teilnehmer haben sich darauf geeinigt, eine Sache nicht an die große Glocke zu hängen" ließe immer noch einen kleinen Informationsfluss zu. Eindeutig dagegen ist die Formulierung: "Die Teilnehmer einigten sich darüber, Stillschweigen zu bewahren."

Um sich die Arbeit zu vereinfachen, setzen Protokollanten gerne Stichwortsammlungen und Grafiken ein. Doch Vorsicht: Ohne weitere Erklärung lassen sie einen zu großen Interpretationsspielraum zu. Sie müssen deshalb präzisiert werden. Ungenauigkeiten unterlaufen die eigentliche Aufgabe eines Protokolls, nämlich verbindliche Informationen zu liefern.

In diesem Artikel https://www.datenschutz.org/protokolldaten/ finden Sie hilfreiche Informationen, u.a. zu

• Das Wichtigste zu Protokolldaten in Kürze
• Wozu dient die Protokollierung im Bereich Datenschutz?
• Vorgaben zur datenschutzkonformen Erhebung von Protokolldaten