Reizüberflutung lenkt nicht nur von den wichtigen Arbeiten ab, sie begünstigt außerdem einen Burnout.

Führungskräfte: Sieben Tipps gegen die Informationsflut

“Ich weiß überhaupt nicht, was das soll!” tönt es allerorten aus den Büros: Die E-Mail-Konten laufen über und Einladungen zu Meetings reihen sich aneinander wie Perlen an der Schnur. Oftmals wissen Fach- und Führungskräfte überhaupt nicht, weshalb sie eine Mail-Kopie bekommen oder zu den Meetings eingeladen werden. Sie werden mit jeder Menge Information überflutet, die sie gar nicht benötigen.

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Das Thema verdient Aufmerksamkeit, denn die Reizüberflutung lenkt nicht nur von den wichtigen Arbeiten ab, sie begünstigt außerdem einen Burnout. Deshalb können wir Ihnen nur empfehlen, Ihre eigene Leistungskurve zu beobachten und Grenzen zu ziehen, wenn Ihre Kapazitäten erschöpft sind.

Wie Sie sich das Leben leichter machen, dazu haben wir ein paar Tipps gesammelt:

Mind Mapping statt Protokolle

Vielen ist das gar nicht bewusst: Mind Mapping eignet sich nicht nur für das Brainstorming, sondern auch zur Dokumentation. Mind Maps sind eine schnelle, bildhafte, gehinrngerechte Möglichkeit der Informationsverarbeitung und damit eine echte Alternative zu klassischen Protokollen.

Das Wichtige filtern: kognitives Lesen

Die meisten Leser im Internet verhalten sich ohnehin so: Sie überfliegen einen Text auf Stichworte und steigen dann tiefer ein, wenn der Text für sie interessant wird. Die Methode ist übrigens nicht so neu, wie es zunächst scheint. Schon zu Schulzeiten haben wir die wichtigsten Stellen im Lehrbuch mit dem Marker unterstrichen.

Ablagesystem: die Eisenhower-Technik

Auf die ein oder andere Weise hat fast jeder schon von der Eisenhower-Technik gehört. Nur wie funktioniert sie im Alltag? Am besten gehen Sie in zwei Schritten vor.

Nehmen Sie sich einen Korb und einen Papierkorb. Sortieren Sie alles, was auf Ihrem Schreibtisch liegt nach wichtig und unwichtig.

Im zweiten Schritt kommt der Faktor Zeit ins Spiel. Sortieren Sie den verbleibenden Stapel nach dringend und weniger dringend. Was wichtig und dringend ist, bearbeiten Sie sofort. Das Übrige kommt später an die Reihe oder Sie können es sogar delegieren.

Pareto-Prinzip

In 20 Prozent der Zeit erbringen wir 80 Prozent des Arbeitserfolgs. Bei einem angenommenen Zeitbudget von zehn Stunden am Tag bleiben, zwei Stunden für das Wichtigste.

Zu welchem Zeitpunkt Sie Ihr persönliches Leistungshoch haben, wissen Sie sicher schon aus Ihrer Erfahrung. Die meisten Menschen haben morgens eine Leistungsspitze zwischen 10.00 Uhr und 12.00 Uhr und eine weitere zwischen 15.00 Uhr und 17.00 Uhr. Von Dienstag bis Donnerstag fühlen sich viele Menschen leistungsbereiter als montags und freitags.

Kein Mensch ist pausenlos zu 100 Prozent leistungsfähig. Unsere Empfehlung lautet deshalb: Reservieren Sie Ihre “goldenen” Stunden für schwierige und wichtige Arbeiten und lesen Sie Ihre Mails danach.

Das Schwierigste zuerst

Menschen sind stolz auf das, was sie hinter sich gebracht haben. Unerledigte Dinge ticken im Hinterkopf und blockieren. Deshalb ist es sinnvoll, morgens zuerst unangenehme Dinge zu erledigen, anstatt sich mit Informationen und E-Mails zu verzetteln.

Zuhören

Tippen, telefonieren, Radio hören und gleichzeitig einen Auftrag bearbeiten – das kann nicht gut gehen. Mangelnde Konzentration führt auf direktem Weg zu Fehlern. Und Fehler zu beheben kostet viel mehr Zeit als gleich richtig zuzuhören.

Souverän sein

Die “Ethnografin des Informationszeitalters” Danah Boyd macht es vor: Wenn zu viele E-Mails ihren Account fluten, gönnt sie sich einen “E-Mail Sabbatical”. “Die Zeit” berichtete kürzlich darüber.

Nicht ganz so radikal, aber wirksam ist es, Einladungen zu Meetings einmal abzulehnen oder aus einem Verteiler auszuscheiden. Vielfach werden Sie eingeladen oder informiert, um Sie nicht auszuschließen. Indem Sie sich abmelden, gewinnen Sie Zeit und übernehmen die Verantwortung dafür, was Sie wissen müssen.

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