Führungskräfte: Schnell zum guten Text

Ein Grund dafür mag sein, dass im Texte-Schreiben eigentlich fünf Aufgaben versteckt sind, zu denen Sie Lösungen finden müssen:

• das Ziel: Was soll der Text bewirken?
• die Struktur und die Argumentation: Wie baue ich den Text auf?
• die Zielgruppe: Wer sind die Leser? Welchen Wissensstand haben sie?
• die Sprache: Wie komme ich zu angemessenen, gut lesbaren Formulierungen?
• die Qualität: Wie vermeide ich Rechtschreib- und Grammatikfehler? Ist der Text logisch im Aufbau: Bekommt der Leser alle Informationen, die er braucht?

Alle Fragen gleichzeitig beantworten zu wollen, führt fast zwangsläufig in die Überforderung. Darin liegt schon der erste Tipp: Zerlegen Sie die Aufgabe “Texten” in ihre Einzelteile. Beantworten Sie sich zuerst die Fragen nach dem Ziel, der Struktur, den Argumenten und der Zielgruppe. Viel Aufwand müssen Sie dazu nicht treiben: Wenn Sie mögen, kritzeln Sie auf einem Zettel herum. Es geht einzig und allein darum, die Gedanken zu sortieren.

Wenn Sie so weit sind, können Sie mit dem Formulieren anfangen. Manchmal fällt es schwer, den ersten Satz zu finden oder es drängen sich Textanfänge auf, die Sie selbst nicht mögen. Schreiben Sie einfach auf, was Ihnen einfällt und versuchen, in Fluss zu kommen. Der Drang nach Perfektion raubt zu viel Zeit. Tippfehler oder einzelne verunglückte Formulierungen brauchen Sie nicht zu stören – Hauptsache, der Gedankengang steht erst einmal.

Nun geht es an die Überarbeitung: den holprigen Textanfang streichen, umständliches Formulieren und Fremdwörter ersetzen sowie Tippfehler und Grammatik prüfen. Eventuell checken Sie den logischen Aufbau mit den journalistischen W-Fragen: wer, was, wann, wo, wie, wozu. Mögliche Unstimmigkeiten sollten Sie damit ausgeräumt haben.

Texte haben eine Dimension, die sich mit Tipps und Tools kaum einfangen lassen: Ihre eigene Verfassung zum Zeitpunkt des Textens. Ihre Stimmung und Ihre Einstellung zu Ihrem Mitarbeiter wird sich auf subtile Weise übertragen – und Ihr Mitarbeiter wird genau diese Botschaften zwischen den Zeilen suchen. Als Vorgesetzter sind Sie nun einmal wichtig für ihn.

Seien Sie deshalb besonders gewarnt, wenn Sie selbst unter Druck stehen und es eilig haben. Schnell wirkt ein Text kurz angebunden oder unfreundlich – auch wenn er nicht so gemeint ist. Aber Ihr Mitarbeiter kann Sie nicht sehen: Er weiß nicht, was Sie gerade beschäftigt. Er wird sich verunsichert fühlen und womöglich falsche Schlüsse ziehen.

Versuchen Sie Lösungen zu finden, die für Sie passen: Lassen Sie Texte gegenlesen, gerade dann, wenn Sie etwas Problematisches an den Mann oder die Frau bringen müssen. Entwerfen Sie einen Text und verschicken ihn erst am Folgetag oder geben Sie Ihrem Mitarbeiter einen Hinweis, dass Sie in Eile sind.