Das Gute an E-Mails ist, dass Frage und Antwort zeitlich versetzt ausfallen können

E-Mail-Sünden: Unsere Favoriten – und was sind Ihre?

Seit der Erfindung der E-Mail gibt es Diskussionen über Dos and Don’ts. Weil im Kollegen-Kreis gerade eine Diskussion entbrannt ist, haben wir unsere “Lieblings”-Sünden gesammelt. Sechs haben wir gefunden.

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Nötigung

Das Gute an E-Mails ist, dass Frage und Antwort zeitlich versetzt ausfallen können, sprich: Der Sender schreibt, wenn er Zeit hat, und der Empfänger antwortet, wenn er kann – im Normalfall innerhalb eines Tages. In der Zeit kann er es sich aussuchen und die Antwort in seinen Arbeitsrhythmus einpassen.

Manchen Leuten dauert das zu lange. In einem extremen Fall hat mich eine Dame täglich mit 12 bis 15 Mails bombardiert, alle mit Lesebestätigung ausgestattet sowie diversen Ausrufezeichen und dem Vermerk “dringend”. Ihre Erwartung war, dass ich sofort antworten würde.

Nach einer internen Umfrage sind bei intensiver Zusammenarbeit 3 bis 5 Mails am Tag in Ordnung. Lesebestätigungen sind bei einigen Kollegen unbeliebt und der Vermerk “dringend” sollte mit Bedacht gewählt werden.

Keine Reaktion

Gar keine Antwort zu bekommen, ist allerdings auch nicht schön. Wenn für eine ausführliche Antwort keine Zeit bleibt, empfehlen wir, den Empfang der Mail zu bestätigen und den Termin für die Antwort anzukündigen.

Hektische, unsensible Antworten

Die Kommunikation per E-Mail hat ihre Tücken, weil der Sender nichts von der aktuellen Stimmung des Empfängers weiß. Ein unbedacht gesetztes Wort kann Irritationen auslösen. Da der Sender die Reaktion des Empfängers nicht sieht, hat er keine Chance, korrigierend einzugreifen.

Im Kreis von Kollegen erzählte eine Trainerin folgende Geschichte: Ein Vorgesetzter hatte seinem Mitarbeiter “FYI” mitgeteilt, dass ein neuer Kollege eingestellt werden solle. Die Entscheidung war gefallen. Damit hatte er allerdings den Kompetenzbereich des Mitarbeiters beschnitten. In der Folge hat der Mitarbeiter den Vorgesetzten nach allen Regeln der Kunst auflaufen lassen.

E-Mails verlangen Fingerspitzengefühl. Deshalb sind “mal eben schnell” geschriebene Mails sind besonders riskant.

Mails von unterwegs

Leerlaufzeiten sind ärgerlich. Nur zu verständlich ist es deshalb, dass Leute ihre Mails von unterwegs beantworten. So praktisch die Pads und Pods für den Sender auch sind: Für den Empfänger sind die Nachrichten oft ein Graus. In aller Regel sind sie mit Tippfehlern gespickt. Das zumindest ist unsere Erfahrung.

Verwendung von unterschiedlichen Mail-Adressen

Für den Empfänger ist es unpraktisch, wenn der Sender verschiedene Mail-Adressen verwendet. Sie lassen sich nämlich kaum verwalten. Jeder, der schon einmal eine sechs Wochen zurückliegende Mail unter vier verschiedenen Absender-Adressen gesucht hat, weiß, was gemeint ist.

Disclaimer

Sehr hübsch nehmen sich die Disclaimer aus, die darauf hinweisen, dass das Lesen fremder Elektro-Post verboten ist – besonders, wenn sie am Ende der Mail stehen. Über den juristischen Hintergrund können wir nichts sagen. Der alltägliche, praktische Nutzen erschließt sich uns jedoch nicht.