Projektkoordinator – Rolle, Aufgaben und Verantwortung

Rolle und Aufgaben des Projektkoordinators sind von der Positionierung des Projektmanagements in seiner Organisation abhängig. Diese bestimmt, in welchem Aktionsradius sich der Projektmanager bewegen darf.

Der PMBOK^® Guide des Projekt Management Institutes (PMI^®) unterteilt in drei Ausprägungen: starke, ausgeglichene und schwache Matrix.

Starke Matrix

Diese Struktur zeichnet sich durch viele Merkmale einer projektorganisierten Organisation aus. Die Rolle des Projektmanagers findet sich als eigenständige Funktion und Stelle im Organigramm. Möglicherweise gibt es auch einen Karrierepfad, beispielsweise vom Projektmanagementexperten bis hin zum Projektdirektor.

Unternehmen, die sich durch eine starke Matrix auszeichnen, setzen Projektmanagementstandards zum Beispiel vom Project Management Institute (PMI^®), von der International Project Management Association (IPMA^® ) oder der PRINCE2^® Foundation ein. Sie passen diese nach ihren Bedürfnissen an und entwickeln sie für den internen Gebrauch weiter. Projektmanager haben großen Gestaltungsspielraum: Zum Beispiel verantworten sie das von ihnen geplante Budget selbst.

Ausgeglichene Matrix

Gegenüber der starken Matrix ist der Verantwortungsbereich des Projektleiters abgeschwächt, also eher mäßig bis gering ausgeprägt. Entweder er oder ein Projektkoordinator leitet das Projekt, abhängig von der Wichtigkeit und Komplexität des Vorhabens. Projektleiter oder Projektkoordinator könnten die Arbeiten statt in Vollzeit auch in Teilzeit erbringen und sind einem Linienverantwortlichen unterstellt. Sie erhalten nicht zwingend Budgetverantwortung.

Schwache Matrix

Diese Organisationsstruktur zeigt viele Merkmale einer Linienorganisation. Für die Projektarbeit ist ein Projektkoordinator verantwortlich. Möglicherweise ist er Assistent einer Stabsstelle, vielleicht Mitglied eines Stabes. Oder er arbeitet in einer Linienabteilung als Fachexperte. Sein Aufgabenbereich umfasst das Überwachen, Koordinieren und Kommunizieren. Sein Vorgesetzter verantwortet das Projekt-Budget. Die Weisungsstrukturen in der Linie bleiben bestehen.
 
Zusammenfassend ist zu sagen: Die Rolle des Projektkoordinators ist häufig in Organisationsformen mit schwacher Matrix anzufinden. Sein Verantwortungsbereich ist deutlich schwächer als der eines Projektleiters in einer Unternehmensform mit starker Matrix.

Die Rolle eines Projektleiters und die eines Projektkoordinators liegen dicht beieinander. Sie unterscheidet ein wichtiger Aspekt: Wie der Koordinator delegiert, koordiniert, organisiert, kommuniziert, steuert und lenkt der Projektleiter.

Doch er ist und bleibt für das Projektergebnis verantwortlich. Beim Projektleiter liegt die Pflicht, das Projekt zum Erfolg zu führen. Deshalb darf er technische, zeitliche oder finanzielle Ressourcen einfordern. Der Projektkoordinator bittet seine Führungskraft, ihm dabei zu helfen. Der Projektleiter trifft strategische Entscheidungen gemeinsam mit dem Auftraggeber und einflussreichen Stakeholdern an wichtigen Wendepunkten im Projekt.

In den meisten Fällen bestehen seine Tätigkeiten aus dem Organisieren, Dispatchen und Moderieren. Arbeitet er in einem komplexen Projekt als Teilprojektleiter, übernimmt er die Verantwortung für ein oder mehrere Arbeitspakete. Als Mitglied eines Projektmanagementoffice (PMO) unterstützt er mit koordinierenden und strukturierenden Arbeiten. Kurz: Seine Aufgabe ist es sicherzustellen, dass das Projekt gut organisiert und reibungslos verläuft.

Im Folgenden habe ich eine Liste von Tätigkeiten zusammengestellt, die der Projektkoordinator zu erledigen hat:

Koordinieren

Schwerpunkt seiner Arbeit ist das Organisieren und Koordinieren. Er organisiert Meetings, Teamevents und interne Schulungen. Er kümmert sich um Stakeholder-Meetings, sorgt sich darum, dass die richtigen Teilnehmer anwesend sind und dass sie rechtzeitig die aktuellsten Unterlagen empfangen.

Der Projektkoordinator bucht Konferenzräume und lädt Lieferanten und andere externe Stakeholder zur Versammlung ein. Er kümmert sich um deren Zugangsberechtigung zum Unternehmen und bucht Parkplätze. Der Projektkoordinator koordiniert Projektpläne, Ressourcen, Ausrüstung und Informationen.

Er stellt sicher, dass die Bedürfnisse der Kunden und anderer wichtiger Stakeholder im Laufe der Projektentwicklung erfüllt werden. Der Projektkoordinator sorgt für den Informationsfluss an der Schnittstelle zu einflussreichen Stakeholdern und zu Spezialisten und Know-how-Trägern. Sein Ziel: Sicherstellung, dass die Projektziele erreicht werden.

Verwalten

Zu den Aufgaben des Projektkoordinators gehören das Bestellen von Büromaterial und Arbeitsmitteln sowie die Verwaltung von digitalen Lizenzen für Softwareprodukte. Darüber hinaus kümmert er sich um die Verwaltung des Budgets. Er bearbeitet Finanzdateien und bereitet auf ihrer Grundlage Grafiken und Statistiken auf.

Er archiviert Verträge, Berichte und Rechnungen. Er pflegt eine gut strukturierte Ablage und stellt sicher, dass die Dokumente nur für die Kollegen zugänglich sind, die auch Zugang erhalten haben. Der Projektkoordinator kümmert sich um die gesetzliche und innerbetrieblich vorgeschriebene Rechtevergabe. Beim Speichern der Unterlagen achtet er auf sprechende Dateibezeichnungen, um das Wiederauffinden für Projektteam und Stakeholder zu erleichtern.

Kommunizieren

Der Projektkoordinator bereitet für Projektleiter und Entscheider Informationen auf, die unter ihren Namen an einen großen Adressatenkreis verschickt werden sollen. Er tauscht sich mit Kunden und Lieferanten aus, identifiziert und strukturiert deren Anforderungen an die Projektarbeit und trägt sie in das Projekt. Dort sorgt er dafür, dass das weitere Vorgehen entschieden wird. Im Rahmen des Reportings übernimmt er die Funktion eines „Wadenbeißers“.

Er ermahnt säumige Teilprojektleiter, ihren Statusreport rechtzeitig abzuliefern. Beim Projektkoordinator laufen die Fäden zusammen. Er empfängt Informationen, konsolidiert die einzelnen Meldungen zu einem ganzheitlichen Statusreport und verteilt diesen an die passenden Empfänger. Damit schützt er den Projektleiter vor Überlastung, sodass dieser sich im Statusmeeting auf die kritischen Themen konzentrieren kann. Der Projektkoordinator sammelt Material für Präsentationen und bereitet diese auf. Dabei orientiert er sich an den Vorgaben eines Corporate Designs.

Steuern und überwachen

Der Projektkoordinator überblickt die wichtigsten Kennzahlen und Rahmendaten des Projektes hinsichtlich Budget, Zeit und Inhalt. Bei Bedarf macht er Geschäftsleitung oder Projektleitung darauf aufmerksam, falls sich eine oder mehrere Komponenten des Magischen Dreiecks in die falsche Richtung bewegen.

Für die Überwachung und Steuerung des Projektes verwendet er gängige Projektmanagementtools. Er beherrscht perfekt deren Verwendung und ist in der Lage, sein Wissen an andere Mitarbeiter in Rahmen von Schulungen weiterzugeben. Er überwacht Arbeitszeiten von Teammitgliedern sowie Projektpläne und Budget.

Er sorgt dafür, dass Aspekte zur Sicherheit des Projektes sowie zum Datenschutz eingehalten werden. Der Projektkoordinator ist über die Beschlüsse des Lenkungskreises informiert und verfolgt deren Einhaltung.

Dokumentieren

Der Projektkoordinator hält dem Projektleiter den Rücken frei beim Sammeln und Analysieren von Daten, Informationen und Risiken. Idealerweise ist er perfekt darin, sich durch den Dschungel von Details zu kämpfen. Ihm ist es ein Bedürfnis, korrekt zu arbeiten, auch wenn sich seine Aufgaben stellenweise als mühsam und zeitraubend gestalten.