Virtuelle Führung von Projektteams – Tipps aus der Praxis

Virtuelle Teams erfolgreich führen

Projektziele setzen und verfolgen, Meilensteine und Budget planen, Risiken aufdecken und Stakeholder überzeugen.

Geht das aus der Ferne? Kann ein Projektleiter das Projekt mit Distanz führen? Aus meiner Sicht: klar. Bereits heute arbeiten virtuelle Teams an unterschiedlichen Orten der Welt, in unterschiedlichen Zeitzonen und Muttersprachen erfolgreich zusammen.

Was sollte der Projektleiter beachten? Lesen Sie die folgenden Praxistipps für die virtuelle Projektleitung.

Inhalt

1. Zusammen jeder für sich

2. Tipp: Finden Sie den passenden Arbeitsplatz

3. Tipp: Kommunizieren Sie wertschätzend!

4. Tipp: Arbeiten Sie mit den richtigen digitalen Werkzeugen

5. Video-Interview: Führen von virtuellen Projektteams

6. Praxis-Trainings

7. Literatur-Tipps

1. Zusammen jeder für sich

„Darf ich ehrlich sein? Sie hatte ich mir ganz anders vorgestellt.“ Bei einem in der Coronazeit der selten gewordenen Vor-Ort-Treffen begrüßten sich freudig zwei Kollegen. Sie verzichteten auf den Handschlag und waren neugierig auf einander, wie es sich anfühlte, von Angesicht zu Angesicht miteinander zu reden.

Virtuellen Teams fehlt der persönliche Kontakt. Das zufällige Begegnen auf dem Flur, der Plausch in der Kaffeeecke, ein spaßiger Kommentar über Schreibtische hinweg; diese Dinge sind unmöglich. Virtuelle Teams sind über Projektziele und Arbeitsaufträge verbunden.

Ob Auftraggeber, Projektleiter, Teammitglied, Lieferant oder Kunde: Jeder Mensch ist durch seine Persönlichkeitsmerkmale geprägt. Der eine fühlt sich isoliert, wenn er im Homeoffice allein arbeiten „muss“. Der andere genießt die Freiheit, seine Arbeitsumgebung selbst einzurichten, die Arbeitszeit selbst einzuteilen, um seine Aufträge zu erledigen.

Tief versunken an einem Programmcode zu tüfteln, das Lastenheft zu schreiben, ein Backlog zu füllen, Einkaufslisten zusammenzustellen oder Produktdesigns zu kreieren.

Umso mehr ist der Projektleiter gefordert, eine geeignete Art und Weise für seine virtuelle Projektleitung zu finden.

Worauf sollte er achten?

2. Tipp: Finden Sie den passenden Arbeitsplatz

Jedes Mitglied in einem virtuellen Projektteam hat die freie Wahl seines Arbeitsortes. Der eine improvisiert am Wohnzimmer- oder Küchentisch. Andere räumen zwischen Kellerregalen mit Werkzeugen, Getränkekästen und gebrauchtem Kinderspielzeug Platz frei.

Wer die Möglichkeiten hat, richtet den Arbeitsplatz in einem beheizbaren Raum mit Tageslicht ein, den er mit Schreibtisch, Bürostuhl, Drucker und breitbandigem Internetanschluss ausstattet.

Doch auch andere Arbeitsplätze sind denkbar: Zugabteil, Wohnmobil, Ferienwohnung oder Straßencafé. Überall dort, wo es sich ungestört mit Laptop oder Smartphone kommunizieren lässt, können Projekte virtuell geleitet werden.

Doch die Erfahrung zeigt: Je höher der Redeanteil des Projektleiters in einem virtuellen Meeting ist, desto wichtiger ist eine ruhige und gut ausgestattete Arbeitsumgebung. Wenn er Statusmeetings moderiert oder Projektergebnisse vor Stakeholdern präsentiert, sind Kompromisse bei der Auswahl des Arbeitsortes unpassend.

Wenn möglich, nutzen Sie eine professionelle Arbeitsumgebung. Sorgen Sie für frische Luft, Tageslicht und Ruhe sowie ergonomische Büromöbel, tadellos funktionierende Hard- und Software und einen performanten Internetanschluss.

3. Tipp: Kommunizieren Sie wertschätzend!

Wie kann der Projektleiter vertrauensvolle Gespräche führen, ohne Blickkontakt zu haben?
Wie kann er wichtige Stakeholder motivieren, Entscheidungen zu treffen, die im Sinne des Projektes sind?
Wie kann er sicherstellen, dass seine Leute konzentriert mitmachen?

Voraussetzung für die virtuelle Projektleitung ist Vertrauen.

Aber das muss er sich erarbeiten. Erst wenn sich die Mitglieder des Teams während der Arbeit besser kennenlernen und erfahren, dass sie sich aufeinander verlassen können, entsteht Vertrauen. Aus Sicht der virtuellen Projektleitung wären die folgenden Punkte zu beachten:

Legen Sie viel Wert auf eine professionelle Vor- und Nachbereitung von Telefon- und Videokonferenzen. Dazu gehören: Rechtzeitig einladen, Agenda festlegen, sicherstellen, dass die Technik funktioniert. Starten Sie virtuelle Treffen mit Small Talk und beenden Sie sie mit Small Talk. Wenn Gäste eingeladen sind, starten Sie mit einer kurzen Vorstellungsrunde. Moderieren Sie aktiv, dass jeder Teilnehmer Redezeit bekommt. Spricht ein Teilnehmer kein Deutsch, schwenken Sie auf eine gemeinsame Sprache um. In den meisten Fällen könnte das Englisch sein. Nur wer spricht, schaltet das Mikrofon an, die anderen „muten“, das heißt, sie schalten das Mikrofon auf „stumm“. Halten Sie Ziele, Ergebnisse, Beschlüsse sowie zugewiesene Aufgaben immer schriftlich fest.

Pflegen Sie Ihren Kalender, damit Auftraggeber, Projektmitarbeiter und wichtige Stakeholder informiert sind, wenn Sie längere Zeit nicht am Arbeitsplatz sind (Urlaub, Weiterbildung oder Krankheit)

Richten Sie bei kurzen Abwesenheiten Rufumleitungen ein.

Informationsmacht wirkt frustrierend und kann über die Entfernung hinweg schlecht korrigiert werden. Wichtige Projektinformationen, die über persönliche Gespräche, Messenger, Mail, Telefon oder Video zustande kommen, müssen mit den Projektbeteilgten geteilt werden. Informationsmonopol ist schädlich für die virtuelle Projektleitung. Deshalb ist es wichtig, allen Projektmitarbeiter Zugang zu den wesentlichsten Projektinformationen zu ermöglichen.

Loben Sie Ihre Kollegen, wenn diesen etwas gut gelungen ist. Geben Sie ihnen wertschätzendes Feedback bei Kritik.

4. Tipp: Arbeiten Sie mit den richtigen digitalen Werkzeugen

Virtuelle Projektleitung aus dem heimischen Büro, ICE oder Starbucks lässt sich via Kurznachrichten, Mail, Telefon- und Videokonferenzen organisieren. Ein Highspeed-Internetanschluss transportiert Ihre Informationen ruckelfrei und ohne Störungen zum Empfänger.

Welche Plattformen und Systeme bieten sich für die virtuelle Projektleitung an?
Welche Hard- und Software unterstützt Projektleiter, virtuelle Teams zu führen?

Idealerweise entscheiden Projektleitung, Team, Stakeholder und Kunden vor Projektbeginn, welche technologische Plattform sie gemeinsam nutzen wollen.

Die wichtigste Funktion ist das Synchronisieren von Informationen über alle Endgeräte hinweg. Das heißt, Desktop, Laptop und Smartphone können die wichtigsten Projektdaten verarbeiten und anzeigen. Diese Verteilfunktion übernimmt eine digitale Cloud. Stellen Sie sicher, dass Auftraggeber, Team und wichtige Stakeholder Zugriffsrechte auf diese Daten erhalten.

Nutzen Sie (interne) Messenger-Dienste, um sich spontan und informell auszutauschen.

Verwenden Sie digitale Whiteboards, um Gedanken gemeinsam zu skizzieren.

Archivieren Sie Meeting-Mitschriften und Statusreports in einem gemeinsamen, digitalen Notizbuch.

Speichern Sie Dokumentationen, Spezifikationen und Präsentationen auf einem gemeinsamen Speicher, statt sie per E-Mail zu versenden. Sorgen Sie dafür, dass mehrere Autoren an einem Dokument arbeiten können.

Wenn der Gebrauch von Plattformen für das verteilte Arbeiten neu für Sie ist, machen Sie sich rechtzeitig mit den Funktionen und dem Handling vertraut. Üben Sie im Vorfeld eines Meetings oder einer Präsentation, sodass Sie sicher im Umgang mit den Tools und Systemen sind.

Verwenden Sie hochwertige Headsets. Meine persönliche Erfahrung zeigt, dass eher kabelgebundene als über Bluetooth angebundene Geräte für stabile und klare Sprachqualität sorgen.

Digital Helfer - nützliche Tools

Neben den praktischen Hinweisen oben nun auch konkrete Empfehlungen zu den digitalen Werkzeugen für die virtuelle Projektleitung. Diese Helfer nutze ich in meiner täglichen Arbeit:

Microsoft 365: Das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten oder Festhalten von Ergebnissen in digitalen Notizbüchern. Alternativ nutze ich auch G Suite von Google