Soft Skills im Projekt: Erfolgreiche Kommunikation im Team (Teil 3)

Vom inhaltlichen Ansatz durchaus richtig, erlebte er jedoch eine destruktive/verheerende Wirkung auf die Motivation seines Teams. Nach seiner Ansprache waren seine Mitarbeiter demotierviert und sahen kaum noch Chancen, das Projektziel zu erreichen.

„Hätte ich anders vorgehen müssen?“, fragte er sich.

Wo lag sein Fehler? Interne Kommunikation im Projekt ist immer ein Balanceakt zwischen fachlichen Anforderungen und der Wirkung, die die Information auslöst.

Eine klare Ansage kann hilfreich konfrontieren oder auch demotivieren. Vermutlich hatte Herr Bauer es versäumt, nach der Desillusionierung genug Zeit für eine Bilanz und Neuausrichtung zu bieten.

Jedes Projekt ist Maßarbeit!

Zwei Ebenen der Kommunikation greifen dabei ineinander

Kommunikation spielt sich grundsätzlich auf zwei Ebenen ab: Die Sachebene, die an den Verstand adressiert ist. Plus die Beziehungsebene, die unsere Gefühle steuert.

Beide lassen sich nicht voneinander trennen. Nur wenn die Beziehungsebene stimmt, werden Sie auf der Sachebene Ihre Teammitglieder erreichen.

Bei der Auswahl der richtigen Ansprache spielen das Projektumfeld, der erlebte Druck sowie die Persönlichkeit der beteiligten Personen eine große Rolle.

Die Kommunikationsforschung besagt, dass die sachliche Argumentation auf den Verlauf von Gesprächen nur zu 10-20% Einfluss hat. Menschen ist es wesentlich wichtiger, richtig behandelt zu werden und auf der Beziehungsebene mit an Bord geholt zu werden. Das bedeutet aber keine totale Transparenz oder schonungslose Offenheit, wie unser Ausgangsbeispiel illustriert.

Für die Beziehung ist wichtig, was das Gesagte auslöst und welcher direkte (oder indirekte) Appell aus dem Gespräch nachschwingt.

Die Desillusionierung des Teams muss sich Projektleiter Thomas Bauer wohl selbst zuschreiben. Er vergaß, gegen Ende seines Meetings den Schwenk zu konkreten Maßnahmen zu setzen, die einen Ausweg boten.

Betreiben Sie Ursachensuche an der richtigen Stelle

Die Gehirnforschung hat bewiesen, wie stark Emotionen unsere Entscheidungen prägen. Erst im Nachhinein begründen wir diese mit dem Verstand.

Selten sind es daher fachliche Ursachen allein wie fehlendes Budget, knappe Zeit oder mangelnde Verlässlichkeit externer Kooperationspartner.

Der Einfluss der Kommunikation und Beziehung muss ebenfalls bedacht werden. Für eine tiefergehende Ursachensuche berücksichtigen Sie am besten Motivation, Flexibilität und Lernbereitschaft Ihres Teams, den Umgang mit Frustration sowie seine Stimmung. All diese Aspekte werden durch Kommunikation gesteuert.

Bei Missverständnissen oder schlechter Performance gilt, dass sich Differenzen nur auf der Ebene lösen lassen, auf der die Störung existiert. Fühlt sich ein Team in seiner Leistung nicht anerkannt, kann mit zusätzlichem Budget oder fachlichen Maßnahmen keine Besserung erwartet werden.

Gucken Sie daher tiefer. Fragen Sie nach und hören Sie gut zu, wenn sich Teammitglieder mit Fragen oder Beschwerden an Sie wenden. Sie können in (informellen) Gesprächen viel über den aktuellen Stand der Kooperation erfahren. Nehmen Sie solche Informationen in jedem Fall ernst und ermutigen Sie Ihr Team, sich Ihnen anzuvertrauen.

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Aktives Zuhören im Alltag und Krisenmanagement von Projekten

Bewährt hat sich ein Ohr für Fachliches und Persönliches, was im aktiven Zuhören zum Ausdruck kommt. Zwei Elemente sind von besonderer Bedeutung:

Paraphrasieren Sie sachliche Inhalte

Zeigen Sie Ihrem Projektmitarbeiter, dass sie aufmerksam zuhören und das Wesentliche verstanden haben. Dazu geben Sie das Gehörte kurz mit eigenen Worten wieder oder hinterfragen weitere Details. So verhindern Sie, dass sich Missverständnisse einschleichen oder wichtige Informationen getilgt werden. Zugleich stellen Sie sicher, dass sich Ihr Mitarbeiter ernst genommen und verstanden fühlt.

Sprechen Sie die Emotionen hinter den Inhalten an

Manche Gespräche sind geradezu emotional aufgeladen. Sprechen Sie Gefühle an und spiegeln Sie sie Ihrem Projektmitarbeiter. Das fördert Klarheit für Sie beide und zeigt Ihnen, wo das Problem ist.

Bedrückt ihn Ärger oder Fachliches? Indem sie explizit erforschen, wo der Schuh drückt, können Sie bessere Lösungen ins Auge fassen. Benennen Sie dazu die unterschwellige Beziehungsbotschaft in eigenen Worten und fragen Sie nach, ob sie mit dieser Interpretation richtig liegen.

Folgende Fragen helfen Ihnen Gefühle aufspüren. Achten Sie dabei auch auf Signale Ihres Körpers, denn Emotionen drücken sich körperlich aus und können empathisch mitempfunden werden (z.B. als Druck im Bauch, Kloß im Hals über sogenannte Spiegelneuronen)

• Welche Gefühle, Stimmungen und Wünsche nehmen Sie bei Ihrem Gesprächspartner wahr?
• Welche Interessen und Bedürfnisse sind durch das Thema berührt?
• Welche Aspekte erleben Sie stärkend, welche hemmend?

Die Bandbreite der Kommunikation voll ausschöpfen

Ein Team lebt von Meinungsvielfalt. Abweichende Vorstellungen zu Zielen, Umsetzungen oder auch Prozessabläufen unter einem Hut zu bringen, ist hingegen eine Kunst.

Denn Kommunikation im Projekt findet nie in einem zweckfreien Raum statt, sondern ist explizit den Projektzielen unterzuordnen.

• Können sich Projektmitarbeiter mit ihren Ideen soweit zurücknehmen, um ein größeres Ganzes mitzutragen?

• Oder gibt es Grabenkämpfe bzw. Animositäten, wo die schlechte Beziehung auf die Performance aller ausstrahlt?

Fördern Sie die Kooperation im Projekt, indem Sie fragend führen

Nutzen Sie die Intelligenz Ihres Teams, indem Sie Ihre Mitarbeiter an allen relevanten Stationen von Planung, Entscheidung, Umsetzung und Kontrolle einbeziehen.

Da Projekte prinzipiell weniger top-down, sondern demokratisch geführt werden, erfüllen Sie als Projektleiter vorrangig die Rolle eines Moderators bzw. Koordinators.

Zur Info: Das Thema Führung im Projekt haben wir in einer eigenen Blog-Serie bzw. zusammengefasst in einem eBook beleuchtet. 

Folgende Eckpfeiler entlasten Sie als Projektleiter und stärken die Kooperation in Ihrem Projektteam

Integrieren Sie Motivation und Lob als festen Bestandteil Ihrer Projektkommunikation.

Ermuntern Sie alle, ihre Meinung zu sagen. Zwingen Sie niemanden zu einer Antwort, aber geben Sie Raum für spontane oder zweitversetzte Impulse zum Thema.

Vermeiden Sie persönliche Auseinandersetzungen bzw. unterbinden Sie eine Ursachensuche, die auf Kosten einzelner geht. Fördern Sie explizit die Lösungsorientierung Ihres Teams.

Fragen offenbaren neue Lösungen

• Haben wir mit einem fachlichen oder emotionalen Problem zu kämpfen?
• Was bedeutet das für die weitere Zusammenarbeit?
• Wie lassen sich Ergebnisse verbessern?
• Welche Lösungen bieten sich an?
• Welcher Schritt wäre leicht zu integrieren? Welcher hätte die größte Hebelwirkung?

Im Idealfall visualisieren Sie Entscheidungen oder Beschlüsse in der nächsten Projektbesprechung.

Überprüfen Sie von Zeit zu Zeit explizit Ihre Vorgehensweise:

• Was hat sich positiv/negativ verändert?
• Sind wir auf dem richtigen Weg?
• Haben wir zentrale Meilensteine erreicht?

Motivation schöpfen Teams u.a. aus dem Feiern von Erfolgen. Damit beim Wettlauf mit der Zeit, engen Ressourcen und ehrgeizigen Zielen das bisher Erreichte angemessen gewürdigt wird.

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Zu guter Letzt der Tipp: Sorgen Sie vor!

Werden Sie nicht erst aktiv, wenn das Kind schon in den Brunnen gefallen ist. Holen Sie sich regelmäßig Feedback zur Stimmung in Ihrem Team.

Verlassen Sie sich nicht auf einen schnellen Blick auf Ergebnisse. Fragen Sie immer mal wieder nach Verbesserungsmöglichkeiten und setzen Sie diese möglichst gemeinschaftlich um.

Denn Ihr Team hat mehr Lösungspotenzial, als Sie manchmal vermuten. Indem Sie die Intelligenz und Synergien aller anzapfen, lässt sich auch so manch schwerer Brocken managen und in erstaunlichen Projekterfolgen ummünzen!

Übersicht Artikel-Serie

Teil 1: Schlüsselkompetenzen für Projektleiter

Teil 2: Welche personalen Kompetenzen im Projektmanagement gefragt sind

Teil 3: Erfolgreiche Kommunikation im Team (dieser Beitrag)

Teil 4: Konfliktmangement

Teil 5: Projektmeetings erfolgreich managen

Teil 6: 7 Tipps für überzeugende Präsentationen

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