SIPOC-Analyse: Methode stellt Prozesse und Abläufe übersichtlich dar

Die SIPOC-Analyse stellt wesentliche Bestandteile eines oder mehrerer Geschäftsprozesse sowie deren Ein- und Ausgänge in Tabellenform dar.

Die Bezeichnung SIPOC ist ein Akronym, die Buchstaben stehen für:

• S: Supplier (Lieferant)
• I: Input (Eingangsgrößen)
• P: Process (Prozess)
• O: Output (Ausgangsgrößen)
• C: Customer (Kunde)

Die SIPOC-Analyse wurde in den 1980er-Jahren entwickelt und orientiert sich an Six Sigma, einem Managementsystem zur Prozessverbesserung und einer Methode des Qualitätsmanagements.

Wenn etablierte Geschäftsprozesse in ihrem Ablauf negativ auffallen, hilft die SIPOC-Analyse, Ursachen dafür zu finden:

• Warum ist die Produktion eines Produktes so teuer?
• Warum steigen Durchlaufzeiten und Kosten?
• Warum sinkt der Umsatz?
• Was oder wer ist schuld, dass sich die Qualität eines Produktes, eines Services oder des Prozesses selbst verschlechtert haben?
• Wo verstecken sich kostenintensive Ressourcen?
• An welcher Stelle verschwenden Prozesse Zeit und Geld?
• Wer oder was transportiert hemmenden Ballast?

Die SIPOC-Analyse bringt Licht ins Dunkel, denn der Anwender erhält ein klares Bild, wo sich das Corpus Delicti befindet.

Darüber hinaus findet die SIPOC-Analyse nicht nur bei der Optimierung von bestehenden Prozessen Anwendung. Auch beim Gestalten neuer Abläufe unterstützt sie den Anwender. Mit ihrer Hilfe können diese Abläufe gleich von Beginn an effizient gestaltet werden, in der Art und Weise, wie sie Six Sigma anstrebt.

Die SIPOC-Analyse stiftet Nutzen insbesondere dann, wenn unklar ist,

• wer Eingangsgrößen für den Geschäftsprozess beisteuert,

• wie die Eingangsgrößen konkret aussehen,

• wer oder was aus dem Prozess Nutzen zieht,

• was die Anforderungen der Kunden sind.

Der große Vorteil der SIPOC-Analyse liegt in ihrem strukturierten Ablauf. Die SIPOC-Analysten durchleuchten systematisch und detailliert den Prozess. Sie hinterfragen alle beteiligten Komponenten und untersuchen deren Beziehungen zueinander.

Die auf diese Art und Weise entstandenen Informationen sammeln und sortieren sie in einer Tabellenstruktur. Deren Aufbau gestalten sie nach den Untersuchungszielen. Doch es ist sinnvoll, bereits in der Praxis bewährte Vorlagen zu verwenden.

Zu Nutzen und Vorteilen der SIPOC-Analyse zählen:

• einfaches und effektives Verfahren, um Schwachstellen im Prozessablauf aufzudecken unabhängig von Unternehmensgröße, Branchenzugehörigkeit und Projektcharakter

• Identifizierung der relevanten Prozessbeteiligten und Abgrenzung in der Prozesskette

• Transparenz, wann ein Prozess endet und wo er anfängt

• präzise Kommunikation über die Prozesse

• stufenweises Vorgehen: zuerst die Hauptelemente eines Prozesses erkennen, dann diese mit Details anreichern

• Ein- und Ausgänge von Prozessen aufdecken, somit erkennen, welcher Prozess messbar ist

• Eignung für jede Art Prozessbetrachtung, besonders jedoch für Analyse und Dokumentation

• Einsatzgebiet besonders in Projekten, die die Optimierung zum Ziel haben und der Six-Sigma-Methode folgen

• hilfreiche Einstiegsmöglichkeit für den KAIZEN-Workshop, um den Teilnehmern ein gemeinsames Verständnis zu vermitteln

• Folgen Sie dem SIPOC-Akronym und erstellen Sie eine Tabelle mit fünf Spalten. Bezeichnen Sie diese mit: Lieferanten, Eingaben, Prozess, Ausgaben und Kunde.

• Sammeln Sie alle Ihnen bekannten Fakten und ordnen Sie sie den betreffenden Spalten zu.

• Falls Informationen fehlen, befragen Sie aussagefähige Kollegen oder Experten. Nutzen Sie Einzelgespräche, Interviews, Brainstorming und Workshops.

• Orientieren Sie sich an den Bedürfnissen und Wünschen Ihrer Kunden und füllen Sie die SIPOC-Tabelle.

Vorteile der SIPOC-Methodik lassen sich am besten durch Teamarbeit erzielen. So stellen Sie sicher, dass verschiedene Perspektiven einfließen.

Gehen Sie beim Ermitteln der Informationen strukturiert vor.

Die folgenden Fragen helfen Ihnen beim Ausfüllen der Tabelle:

Lieferanten (Suppliers)

• Welcher Lieferant liefert was?
• Von wem kommen welche Eingänge?
• Handelt es sich um einen externen oder internen Lieferanten?
• Welche Vorgänger- oder Nachfolgerbeziehungen sind zu beachten?
• Welcher Output des vorherigen Prozessschrittes ist der Input des Folgenden?

Eingaben (Input)

• Welche Eingangsfaktoren sind für welchen Prozessschritt zwingend notwendig?
• Genauer: Welches Material, welche Maschinen, Informationen, Dienstleistungen oder Services werden als Eingangsgröße vom Prozess benötigt?

Prozess (Process)

• Welche Arbeitsschritte durchlaufen den Prozess?
• Was genau passiert dort?

Output (Ausgaben)

• Welches Ergebnis liefert der Prozessschritt?
• Genauer: Welches Material, welche Baugruppen, Bauteile, (Zwischen-)Produkte, Services oder auch Informationen sind entstanden, die den geschäftlichen Anforderungen und Spezifikationen entsprechen?

Kunden (Customers)

• Wer ist oder sind die Kunden? Es kann ein externer und interner Kunde sein. Bitte beachten Sie: Sollte kein interner oder externe Kunde oder Abnehmer zu finden sein, ist die Sinnhaftigkeit des Prozessschrittes zu überprüfen. Kunden sind die Endverbraucher. Nutzen Sie die Methode Voice of Customer (VOC), um die Bedürfnisse und Wünsche der Kunden festzustellen.

Tipp:

Präsentieren Sie die Untersuchungsergebnisse Ihrem Projektsponsor oder anderen einflussreichen Stakeholdern. Diskutieren Sie Details. Möglicherweise erhalten Sie weitere wichtige Informationen, um Tabelleninhalte zu vervollständigen.

Die Vorgehensweise hat einen weiteren Vorteil für Sie als Projekverantwortliche(r): Sie versorgen Ihre Stakeholder mit Informationen über Ihre Projektarbeit und betreiben dadurch aktives Stakeholdermanagement.

Erfinden Sie das Rad nicht ein zweites Mal!

Nutzen Sie Vorlagen – zum Beispiel die, die wir für Sie bereits vorbereitet haben. Ihr Vorteil: Einsatz eines fertigen und in der Praxis bewährten Formates.

Alternativ können Sie sich ein Template, eine ganz auf Ihre spezielle Projektsituation zugeschnittene SIPOC-Tabelle, erstellen:

Verwenden Sie braunes Packpapier und heften Sie dieses an einen Ständer. Gestalten Sie die Spalten nach Ihren Bedürfnissen und betiteln Sie sie. Schreiben Sie die Ergebnisse Ihrer Analyse auf gelbe Post-it-Zettel. Kleben Sie sie in die relevanten Spalten Ihres Charts. Sorgen Sie dafür, dass das Flipchart an prominenter Stelle steht oder hängt, gut sichtbar für alle Beteiligten. So haben sie die Möglichkeit, ihre Gedanken jederzeit festzuhalten.

In der digitalen Variante hat sich eine Excel-Tabelle bewährt. Legen Sie das Sheet in einem digitalen Online-Ordner, auf dem alle Akteure lesenden und schreibenden Zugriff haben.

Die wichtigsten Vorlagen und Tools für alle Phasen Ihres Projektes: Initiierung, Planung, Steuerung bis hin zum Abschluß.

• Umfangreiche Auswahl an Vorlagen und Tools zur Dokumentation und Aktualisierung Ihrer Projekte
• Ideal für schnelle Stakeholder-Update-Meetings und für Aktualisierungen des (agilen) Projekt-Status
• Geeignet für verschiedene Projekttypen und -größen
• Unbegrenzte Nutzung: Verwenden Sie die Vorlagen für Ihren eigenen Bedarf - so oft Sie möchten

➩ Hier Vorlagen ansehen