“Schon wieder Meeting” Projekt-Besprechungen straffen

“Morgen haben wir vier Meetings.” Mehr sagt mein Kollege nicht, aber ich weiß, was er meint: Ihm steht ein wahrer Sitzungsmarathon bevor.

Die Besprechungen werden langatmig und langweilig werden. Sie bewirken nichts und stören genau genommen nur die Arbeit.

Darüber vergeht der ganze Tag. Ich vermute, es wird genauso kommen, wie er erwartet. Der geringe Optimismus und das schlechte Gefühl lassen nichts Gutes hoffen.

Jeder fürchtet ineffiziente Meetings. Dennoch gehören sie scheinbar unvermeidlich zum Projektalltag.

Projektleiter können etwas dagegen tun, denn bereits die Kommunikation im Vorfeld nimmt Einfluss auf Erfolg oder Misserfolg.

1. Schritt für mehr Effizienz: Rahmenbedingungen festlegen

Meetings brauchen klare Regeln und Disziplin

Ohne Verbindlichkeit werden Meetings unproduktiv und zäh. Schon mit der Einladung setzt der Projektleiter ein Zeichen und macht deutlich, was er erreichen will. In eine gute Einladung gehören die Informationen:

• Wer lädt ein?
• Wer ist eingeladen?
• Datum, Uhrzeit für Anfang und Ende der Besprechung
• Besprechungsort
• Die Themen
• Eventuell Redner und ihre Themen
• Hinweise auf Unterlagen, die zur Besprechung mitgebracht und/oder bearbeitet werden sollen
• Ziel des Treffens in Zusammenhang mit den Projektzielen

Zusätzlich kann der Projektleiter die Teilnehmer dazu auffordern, Kommentare oder Änderungsvorschläge bis zu einem bestimmten Termin einzureichen, damit sie im Meeting berücksichtigt werden.

Der vergleichsweise große Aufwand rechtfertigt sich so:

• Alle, die kommen sollen, sind informiert
• Die Teilnehmer können sich vorbereiten
• Wer nicht kommen kann, hat die Möglichkeit, jemandem eine Nachricht mitzugeben
• Alle kennen die Prioritäten der Besprechung

Die Themenliste sollte kurz sein und den wichtigsten Punkt an die erste Stelle setzen. Ist der erste Punkt für jeden Teilnehmer der wichtigste, wirkt sich die Rangfolge positiv auf das rechtzeitige Erscheinen der Teilnehmer aus.

2. Schritt für mehr Effizienz: Pünktlichkeit und etwas Zeitdruck

Das Meeting sollte auf jeden Fall pünktlich beginnen, um nicht diejenigen zu bestrafen, die rechtzeitig gekommen sind. Auch eine Zusammenfassung für Zuspätkommende sollte nicht zur Regel werden, um nicht ein unerwünschtes Zeichen zu setzen.

Für die Aufmerksamkeit und den Arbeitseifer ist es besser, wenn Meetings innerhalb der Arbeitszeit stattfinden. Manche Projektleiter legen den Beginn bewusst auf 11.30 Uhr und lassen so das natürliche Interesse der Teilnehmer an einem pünktlichen Abschluss des Meetings für sich arbeiten.