20 Jahre Kayenta
RACI-Matrix

RACI Matrix im Projektmanagement - Viel Klarheit, wenig Aufwand

Der traditionelle Projektleiter liebt Werkzeuge, Methoden und Checklisten. Die RACI Matrix sorgt für Klarheit im Projektalltag und vermeidet Missverständnisse. Sie illustriert, welcher Mitarbeiter für welche Arbeit verantwortlich ist, welcher Experte um seine Meinung befragt werden muss und wer Entscheidungen im Projekt trifft. Die RACI Matrix gibt Auskunft darüber, welche Betroffenen und Beteiligten über den Fortschritt des Projektes informiert werden müssen. Mit anderen Worten: Mithilfe der RACI Matrix weiß jeder, was er zu tun hat. Doch der Projektleiter muss einige Regeln beachten, damit sie ihre aufklärende Wirkung entfaltet.

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Projektleiter Paul Kümmerer schafft Klarheit

Montag, 10:00 Uhr, irgendwo in einem Bürogebäude in Deutschland:

Das Projekt-Jour-Fixe hat begonnen und jedes Teammitglied informiert über den Arbeitsfortschritt. Ein Softwareentwickler wischt sich über die Stirn, dann beginnt er mit seinem Report. Zunächst spricht er leise, immer wieder räuspert er sich.

„Wir kommen mit dem Entwickeln der neuen Funktionen nicht voran. Die Testumgebung funktioniert nicht und das schon seit Tagen.“

Sein Blick fixiert die Tischplatte, er schaut niemandem ins Gesicht. Paul Kümmerer, der Projektleiter, hakt sofort nach. Er will den Grund für die Unterbrechungen erfahren.

„Am Mittwoch fehlte der lesende und schreibende Zugriff auf die Datenbank. Am Donnerstag lief ein Logfile voll und die Anmelderoutine stürzte komplett ab. Und am Freitag waren die Routen auf die Server falsch konfiguriert“, berichtet der Entwickler.

Nun schauen alle auf Sakir. Der Tester sitzt am anderen Ende des Tisches und gibt sich überrascht. „Haben die Entwickler bereits angefangen?“, fragt er. Und ohne eine Antwort abzuwarten, empört sich Sakir: „Das wusste ich nicht. Wir sind doch noch im Aufbau. Da kann nichts funktionieren“.

Projektleiter Paul Kümmerer verfolgt die Diskussion, dann bittet er Sakir: „Wir brauchen klare Zuständigkeiten und eine offene Kommunikation. Bitte kümmere du dich darum. Sorge dafür, dass bis Mittwoch alles läuft.“

„Wieso denn ich?“, mault Sakir zurück. „Die Testanlage gehört unserer Nachbarabteilung. Die sind dafür zuständig.“

Kümmerer beruhigt ihn: „Du musst doch nicht alles selbst machen. Finde die richtigen Leute, die für die Anlage verantwortlich sind. Sprich mit den Kollegen, die die Hardware und Software administrieren.“

Widerstrebend macht sich Sakir nach dem Meeting an die Arbeit. Er entwirft eine Tabelle, in der er alle Komponenten der Testumgebung auflistet. Dann fügt er Rollen und Namen hinzu: wer die Hardware administriert, wer für sie verantwortlich ist, wer wen zu informieren hat, wenn an der Anlage gearbeitet wird. Sakir notiert auch die Namen der Experten, die in kniffligen Situationen mit ihrem speziellen Fachwissen weiterhelfen könnten.

Merkmale der RACI Matrix

Die Szene aus dem Projektalltag zeigt: Wenn es während der Projektarbeit hakt und nicht weitergeht, liegt es vielmals an fehlenden Informationen oder ungeklärten Zuständigkeiten.

Doch Projektleiter Paul Kümmerer kennt derartige Situationen und traf die richtige Entscheidung.

Mit der RACI Matrix sorgte er für Klarheit, denn sie visualisiert Rollen und Verantwortlichkeiten in seinem Teilprojekt Testing.

RACI ist ein Kurzwort, das aus den Anfangsbuchstaben der folgenden Wörter gebildet wird:

  • Responsible: Die Person ist für die erfolgreiche Durchführung einer Aktivität zuständig. Das kann eine Aufgabe, ein Auftrag oder ein (Teil-)Projekt sein. Die Person ist dem Beteiligten mit der Rolle Accountable rechenschaftspflichtig. Doch sie muss die Arbeit nicht allein bewältigen, sondern kann andere Mitarbeiter um Unterstützung bitten. Damit es nicht zu Missverständnissen kommt, wird diese Rolle genau einer Person übertragen.
  • Accountable: Der Inhaber dieser Rolle besitzt die Verantwortung für das Ergebnis. Er genehmigt die Arbeit und sorgt dafür, dass das Ergebnis den rechtlichen und wirtschaftlichen Vorgaben entspricht. Auch diese Rolle erfordert genau einen Verantwortlichen.
  • Consulting: Diese Person ist nicht unmittelbar an der Ausführung der Arbeit beteiligt. Allerdings sollte sie, bevor die Arbeit beginnt oder eine Entscheidung getroffen wird, um ihre Meinung gebeten werden. Die Rolle Consulting kann an mehrere Personen übertragen werden.
  • Information: Der oder die Inhaber (auch diese Rolle kann an mehrere Personen übertragen werden) besitzt oder besitzen das Recht, informiert zu werden.

 

Vorteile und Nutzen der RACI Matrix

  • Ob Innovations- oder Investitionsprojekt mit kleinem, mittlerem oder großem Budgetrahmen, die RACI Matrix ist unabhängig von Branche, Aufgabenstellung, Komplexität und Zeitrahmen nutzbar.
  • Durch die Darstellung der Zuständigkeiten vermeidet der Projektleiter Missverständnisse. Jeder Akteur im Projekt ist sich seiner Rolle bewusst und weiß, was er zu tun hat.
  • Die Verteilung der Zuständigkeiten vermeidet, dass sich mehrere Personen um ein und dieselbe Arbeit kümmern oder sich verantwortlich fühlen.
  • Doch die eindeutige Zuordnung gilt auch für die Arbeiten, die keiner so richtig übernehmen mag, weil sie als langweilig, unattraktiv oder (politisch) gefährlich gelten. Mit anderen Worten: Für ungeliebte Tätigkeiten lassen sich schlecht Bearbeiter oder Verantwortliche finden. Dann nutzt der Projektleiter die Matrix als Transportmittel, um über derartige Aufgaben zu diskutieren, konkrete Ansprechpartner zu finden und deren Namen zu fixieren.
  • Wenn wichtige Arbeiten liegen bleiben oder Entscheidungen nicht getroffen werden, weiß der Projektleiter, an wen er sich wenden muss. Niemand kann sich im Nachhinein herausreden, nicht involviert oder informiert gewesen zu sein.
  • Die RACI Matrix ist ein nützliches Werkzeug, um Stakeholder zu identifizieren. Der Projektleiter kann Verantwortliche direkt ansprechen und bitten, beim Erreichen des Ergebnisses zu unterstützen.

Die RACI Matrix ist ein wertvolles Instrument, um alle relevanten Personen zu identifizieren und sie dazu zu bringen, am Projektziel mitzuwirken.

RACI Matrix: Tipps für Ihre Projektarbeit

  • Die RACI Matrix illustriert Rollen und deren Zuordnung in einem Projekt. Doch diese Zuordnung ist nicht für alle Ewigkeit fixiert. Abhängig vom Projektablauf können sich Aufgaben und Namen verändern. Auch können Rollen, zunächst durch eine Person besetzt, von weiteren Personen übernommen werden. Deshalb ist es wichtig, die RACI Matrix in regelmäßigen Abständen auf Aktualität zu prüfen. Kommt es zu Änderungen, muss die Übersicht angepasst werden. Nur mit aktuellen Informationen schafft die Tabelle Mehrwert.
  • Halten Sie die Matrix übersichtlich. Das heißt, nehmen Sie nicht zu viele Rollen und Namen in die Matrix auf. In großen Tabellen verlieren Sie sonst den Durchblick. In der Praxis hat es sich bewährt, für Teilprojekte separate Übersichten zu erstellen.
  • Falls die Aufgaben der einzelnen Rollen nicht allen Mitarbeitern klar sein sollten, sprich, falls sie nicht genau wissen, welche Aufgaben zu erledigen sind, fügen Sie diesen Aufgaben Beschreibungen hinzu. So kann sich jeder Mitarbeiter oder Stakeholder über die Inhalte selbst informieren.



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