Protokolle schreiben: Zeit gespart bei der Ausarbeitung

Am besten schreiben Sie das Protokoll noch am Tag der Besprechung. Dann nämlich sind Ihre Erinnerungen frisch und Sie können Ihre Aufzeichnungen problemlos nachvollziehen. Je länger Sie warten, desto schwieriger wird es.

1. Legen Sie sich eine Materialsammlung an. Dazu tippen Sie Ihre Mitschrift in Stichworten und Halbsätzen in ein Dokument. Anschließend ordnen Sie Ihre Stichpunkte nach Thema oder zeitlichem Verlauf, je nachdem, worauf es Ihnen ankommt.
   
   
2. Streichen Sie alles, was sich jetzt schon als unwichtig erweist.
   
   
3. Vielleicht bemerken Sie, dass Ihnen noch Informationen fehlen. Holen Sie diese ein.
   
   
4. Womöglich sind noch weitere Protokollteile überflüssig? Streichen Sie auch diese.
   
   
5. Beginnen Sie jetzt mit dem eigentlichen Protokoll. Steigen Sie mit dem Protokollkopf ein, um in Fluss zu kommen. Das ist einfach und Sie haben schon einmal etwas auf dem Papier. Zum Protokollkopf gehören: Überschrift, Thema, Veranstalter, Anlass, Ort, Datum, Dauer, Unterbrechungen, Teilnehmerliste und Protokollant.
   
   
6. Nun kommt der Hauptteil. Wenn Sie Ihre Materialsammlung sorgfältig zusammengestellt haben, müssen Sie Ihre Halbsätze nur noch in ganze Sätze fassen. Falls Sie ins Stocken geraten, kann es daran liegen, dass Inhalte nicht ganz klar sind. Dann brauchen Sie weitere Informationen. Manchmal liegt es aber auch an einer Schreibblockade. Stellen Sie sich in dem Fall vor, Sie würden das Thema einem Vertrauten oder Freund am Telefon erklären. Schreiben Sie auf, was Sie gesagt hätten, auch wenn die Sätze nicht perfekt sind. Hauptsache, Sie finden einen Anfang. Machen Sie erst im zweiten Arbeitsgang aus den gesprochenen Sätzen schriftliches Deutsch.
   
   
7. Auch für den Schlussteil gibt es Standards. Listen Sie dafür auf: Datum der Erstellung, Namen des Protokollanten, Anlagen, die Teilnehmerliste und die Verteilerliste.
   
   
8. Wenn Sie die Möglichkeit dazu haben, lassen Sie das Protokoll von einer anderen Person auf Verständnis und Tippfehler lesen. Wenn Sie sich womöglich Stunden mit dem Protokoll beschäftigt haben, werden Sie blind für Ihre Fehler und Gedankensprünge. Das ist natürlich und in keiner Weise ein Mangel an Ihrer Arbeit.

In der Regel wird das Protokoll vom Protokollanten und dem Vorsitzenden unterschrieben. Und wenn das geschehen ist, dann haben Sie es geschafft.