Projektmanagement: Drei SOS-Tipps bei Abweichungen

Abweichungen vom Projektplan gibt es immer. Nach Patrick Schmid werden 80 Prozent der Abweichungen, die in der Mitte auftreten, in der Definitions- und Planungsphase verursacht. Nun lässt sich einwenden, dass man hinterher immer schlauer ist. Aber was können Projektleiter tun, um ihr Projekt auf einem guten Kurs zu behalten?

Die Ergebnisse kommen zu spät

Die Warterei macht Sie langsam nervös: Das Arbeitspaket war fest zugesagt, aber nun kommt es nicht herbei. Was können Sie als Projektmanager tun: Selber machen? Druck machen? Vorwürfe?

All das ist möglich, aber nicht richtig empfehlenswert. Rufen Sie besser Ihr Team zusammen und stellen dem Team die Situation möglichst nüchtern vor. Sie profitieren in mehrfacher Weise: Im Team finden Sie vielleicht eine Lösung für die Verzögerung. Und wenn die Verzögerung auf Trödelei zurückzuführen ist, ist Gruppendruck das Beste, um das Unwesen abzustellen. Warten Sie besser nicht zu lange. Wenn es sich zeigt, dass Sie die verlorene Zeit nicht mehr aufholen können, sollten Sie Ihren Auftraggeber frühzeitig informieren.

Gut möglich, dass die Verzögerung auf Gründen beruht, die Sie nicht zu verantworten haben. Auch dann ist es besser, Sie erfahren schnell davon, um gegebenenfalls bei Ihrem Auftraggeber andere Bedingungen nachzuverhandeln wie eine längere Laufzeit oder mehr Kapazitäten.

Es fehlen die richtigen Mitarbeiter

Mit top-ausgebildeten, erfahrenen und motivierten Leuten zu arbeiten, ist sicher der Traum eines jeden Projektleiters. Es spricht aber einiges dafür, dass genau diese Leute schon in anderen Projekten gebunden sind.

Auch mit einer B-Mannschaft können Sie einen Überraschungserfolg erzielen, wenn sich das Team beweisen will. Doch der Plan ist riskant. Nicht immer lässt sich wenig Erfahrung oder mangelnde Ausbildung durch Engagement ersetzen. Wenn Sie Pech haben, bekommen Sie es sogar mit unwilligen Leuten zu tun. Dann ist es besonders schwierig.

Als Projektleiter fahren Sie besser, wenn Sie vorbeugen: Machen Sie Ihrem Auftraggeber klar, dass Sie mit einer B-Mannschaft kein Champions League-Spiel gewinnen können und entweder mehr Zeit oder mehr Kapazitäten benötigen.

Ständig neue Änderungswünsche

Von der Kunden-Seite hagelt es laufend neue Change Requests. Vielleicht war der Auftrag zu Beginn nicht sauber geklärt oder der Kunde weiß selbst nicht genau, was er braucht. Manche Anforderungen werden ja tatsächlich erst im laufenden Projekt klar.

Als Projektmanager können Sie aber in Teufels Küche kommen, wenn Sie zu lange versuchen, sich durchzuwursteln. Setzen Sie sich möglichst schnell mit Ihrem Kunden zusammen und machen Ihre Hausaufgaben: Klären Sie alle Fragen, die Sie wissen müssen, und dokumentieren Sie sie am besten selbst. Nur dann können Sie sicher sein, dass die Dokumentation vollständig ist. Geben Sie Ihrem Auftraggeber eine Kopie.

Im besten Fall bekommen Sie das Problem gelöst. Im ungünstigen Fall haben Sie zumindest dokumentiert, dass Sie das Ihrige getan haben. Wenn Sie über längere Laufzeiten und höhere Budgets verhandeln müssen, werden Sie um Ihre Gesprächsdokumentationen froh sein.