Projektmanagement: Am richtigen Ende sparen

Am Limit zu fahren, ist für die meisten unserer Trainingsteilnehmer fester Bestandteil ihres Alltags. Entsprechend überrascht reagieren sie, wenn wir mit derlei Denkblockaden aufräumen. Mehr Planung bringt Ordnung in den Projektalltag – und das ist gut. Für Viele ist das ein geradezu ungewohnter Gedanke!

Damit Ordnung überhaupt entstehen kann, benötigen Projektmitarbeiter und -leiter Informationen. “Was brauchen wir als Information?” ist für mich deshalb der zentrale Leitsatz im Projektmanagement. An zweiter Stelle steht: “Wie müssen die Informationen fließen?” Projektmanagement ist eine Kunst, die Planung und Kommunikation vereint.

Informationen am Start

In unseren Trainings treffe ich auf ganz unterschiedliche Teilnehmer: Einsteiger. Könner. Büroarbeiter oder Teamleiter auf der Ölplattform. Über alle Branchen hinweg haben sie dasselbe Problem: Die Projekte starten zu früh! Ein schlecht geklärter Auftrag und ein Team ohne Konzept führen jedoch unweigerlich ins Chaos.

Erfahrene Projektmanager kennen auch den Hintergrund: Der Auftraggeber hat wohl ein Ergebnis vor Augen. Die Konsequenzen und Details kennt er aber selbst noch nicht.

Nach der Auftragsvergabe sollten deshalb alle Stakeholder an einen Tisch kommen und die Anforderungen des Projekts abstimmen. Oft haben Kollegen schon Erfahrungen gesammelt und kennen die Risiken. All das sind wertvolle Informationen, um realistische Kosten, Zeitvorgaben, Mitarbeiterkapazitäten und -qualifikationen zu bestimmen.

Die Investition am Anfang lohnt sich, denn die Kosten eines ausufernden Projekts sind um ein Vielfaches höher. Nicht umsonst ist ein eindeutiger Auftrag ein Qualitätsmerkmal im Projektmanagement.

Informationsflüsse festlegen

Projekte kranken an zu wenig Information. Gleichzeitig verschwenden Projektmitarbeiter zu viel Zeit in Besprechungen. Das scheinbare Dilemma zeigt: Auch die Kommunikation braucht Struktur und Abstimmung.

Wer sind die Beteiligten? Wer braucht welche Informationen? Wer wird aktiv? Auch die Aufforderung, heraufziehende Probleme direkt zu benennen, und sich nicht hinter fehlender Zuständigkeit zu verschanzen, gehört dazu.

Projektverantwortliche sollten ihre Mitarbeiter zur Kommunikation abseits offizieller Meetings ermutigen. Ohne Besprechungen geht es dennoch nicht: Sie stärken die Beziehungen im Team. Die Kollegen tauschen Informationen aus und oft ergeben sich in der Diskussion die besten Lösungen. Auch Konflikte müssen ihren Platz haben. Sie gehören so sicher zum Projektalltag wie das Amen in die Kirche.

Dennoch sollten Besprechungen gut dosiert sein. Die Kursteilnehmer erzählen häufig, dass sie an Besprechungen teilnehmen und nicht wissen, weshalb sie dort sein müssen. Oft reicht ein Protokoll. Wenn die Kultur im Projektteam stimmt, können sie das Thema adressieren.

Am besten legen die Verantwortlichen schon im Vorfeld fest, was das jeweilige Ergebnis der Besprechung sein soll. Die Meilensteine eines Projekts geben ein gewisses Maß an Struktur vor.

Projektmanagement – alles außer Chaos

Projektmanagement ist das Gegenteil von Chaos. Das ist auch besser so, denn Projektmanagement begleitet uns unser ganzes Leben. Ich mag die Projekt-Arbeit, denn sie kann die Kultur im ganzen Unternehmen verbessern.

In unseren Trainings lernen die Teilnehmer Konzepte und Methoden. Vor allem aber gewinnen sie Sicherheit. Sie lernen, ihrem Urteil zu trauen. Und wenn etwas aus dem Ruder läuft, fühlen sie sich bestärkt, das Thema anzusprechen.