Projektcontrolling – Tipps für den Soll-Ist-Abgleich
Inhalt
Was ist Projektcontrolling?
Der PMBOK® Guide Sixth Edition beinhaltetet das Thema „Monitoring und Controlling“ als eine von fünf Prozessgruppen.
Dort wurden Prozesse in der Überwachungs- und Steuerungsprozessgruppe wie folgt definiert:
„Der bzw. die Prozesse, die zur Verfolgung, Prüfung und Regulierung des Fortschrittes und der Leistung des Projektes erforderlich sind und mit denen ggf. notwendige Änderungen des Plans erkannt und entsprechende Korrekturmaßnahmen ergriffen werden können.“
Auch im PMBOK® Guide Seventh Edition fand dieser Ansatz einen Platz, obwohl es große konzeptionelle Unterschiede zwischen den beiden Ausgaben gibt. Monitoring und Controlling ist in der Leistungsdomäne Messung wie folgt beschrieben:
„… befasst sich mit Aktivitäten und Funktionen, die mit der Bewertung der Projektleistung und der Ergreifung geeigneter Maßnahmen zur Aufrechterhaltung einer akzeptablen Leistung verbunden ist.“
Wie kann eine Projektleiterin oder ein Projektleiter dieses Wissen in der Praxis verwenden?
Die wichtigste Erkenntnis ist, das Projekt während des Projektfortschritts zu überwachen.
Klingt banal und logisch, findet leider nicht in jedem Projekt Anwendung.
Denn wenn es zu Unregelmäßigkeiten kommt, zum Beispiel wenn Stakeholder unzufrieden oder Budgetgrenzen überschritten sind oder vereinbarte Termine möglicherweise nicht eingehalten werden können, droht die Gefahr, dass das Projekt aus dem Ruder läuft.
Mit dem Wissen aus einem aktiven Projektcontrolling behalten Projektleiterin oder Projektleiter das Steuer fest in der Hand. So können sie Kurskorrekturen einleiten, gefährliche Riffe und Untiefen umfahren und Sturm und Regen abwettern.
Kurz: Sie sorgen dafür, dass die aktuellen Projektkennzahlen mit dem ursprünglichen oder überarbeiteten Plan in Deckung kommen.
Projektcontrolling muss Nutzen stiften
Im Mittelpunkt des Projektcontrollings stehen die Komponenten des magischen Dreiecks des Projektmanagements.
Dazu zählen: Projektinhalt, Zeit, Kosten, Qualität, Risiko und Einkauf.
Bei der Überwachung und Steuerung der Kosten geht es darum, dass das zur Verfügung stehende Budget nicht überschritten wird. Bei der terminlichen Durchführung des Projektes gilt es, wichtige Meilensteine zu erreichen, um den Liefertermin nicht zu gefährden.
Aber: Schwerpunkt des Projektcontrollings ist es nicht, ein möglichst umfangreiches und schön anzusehendes Reporting aufzusetzen, welches auch die kleinste Nische des Projektes ausleuchtet.
Projektcontrolling muss Nutzen stiften, indem es den Wert des Projektes insgesamt fördert. Idealerweise werden alle Aktivitäten einbezogen, die dafür sorgen, dass der Liefergegenstand wie vereinbart fertiggestellt wird.
Projektcontrolling - ob groß oder klein
Egal welchen inhaltlichen und ressourcenmäßigen Umfang Ihr Projekt vorweist, überwachen und steuern Sie es.
„Projektcontrolling ist unabhängig von der Projektgröße“
In großen Projekten kann die Aufgabe des Projektcontrollings einem Projektcontroller zugeordnet sein. Zu dessen Kernaufgaben gehört es, die Sollvorgaben der Projektplanung in regelmäßigen Zyklen mit den im Projektverlauf erzielten Istwerten abzugleichen.
In kleinen Projekten wird der Aufwand wesentlich überschaubarer sein. Dort kann sich das Projektcontrolling in Form einer Excel-Tabelle oder eines (digitalen) Notizbuchs gestalten. In jedem Fall braucht es Transparenz, wie sich das Projekt entwickelt.
Ziele definieren
„Nur wer sein Ziel kennt, findet den Weg“, sagte der chinesische Philosoph Laozi. Das gilt auch hier im beruflichen Umfeld.
Im Projektcontrolling ist das Definieren von Zielen unumgänglich, um zu wissen, welche Anforderungen Auftraggeber, Stakeholder, Kunden und Sie selbst als Verantwortlicher für das Überwachen und Steuern des Projektes haben.
Mögliche Ziele könnten sein: Transparenz über den Projektfortschritt und Planabweichungen, um möglichst früh erkennen, an welchen Stellen der Projektverlauf vom ursprünglichen Plan abweicht.
Hilfreich kann es sein, ein Frühwarnsystem zu etablieren, um mithilfe von Kennzahlen und mit passenden Methoden und Techniken das Projekt zu steuern und zu überwachen.
Projektcontrolling-Werkzeuge: Methoden und Tools
Auf einer Baustelle berechnen Laser-Nivelliergeräte Höhenverhältnissen und Neigungen, und mit deren Ergebnissen können Planierraupen gerade Erdoberflächen abziehen.
Ein Zollstock steckt in der Arbeitshose, immer zugänglich, um schnell eine Messung auszuführen. Wie auf einer Baustelle kommt es auch im Projektcontrolling darauf an, das passende Werkzeug auszuwählen.
Hier bieten sich verschiedene Methoden und Tools an, um Überwachungs- und Steuerungsaufgaben auszuführen.
Dazu gehören unter anderem: Meilensteintrendanalysen oder Earned Value-Analysen, aber auch der Projektstrukturplan oder Gantt-Diagramm.
Auf einer Baustelle wird der Fortschritt in der fertiggestellten Grundfläche eines Gebäudes (in qm), in der Menge des verlegten Kabels (in m), der Anzahl der installierten Türen, Fenster oder Steckdosen (in Stücken) gemessen.
Im Projektmanagement verwendet der Projektcontroller andere Dimensionen. Dazu zählen unter anderem: FTE (Full Time Equivalent, eine Kennzahl im Personalmanagement), Zeiteinheiten wie Arbeitsstunden sowie Kennzahlen aus der Earned Value Analysis wie Cost Performance Index, Schedule Performance Index, Cost Variance oder Schedule Variance.
Nutzen Sie für das Projektcontrolling ausgereifte und hochwertige Software. Die anfallenden Lizenzkosten sind es wert, eine fehlerhafte Projektentwicklung aufzudecken und mögliche Schäden abzuwenden.
Projektcontrolling im Rückspiegel
Mit der Analyse von historischen Zahlen und Informationen schaut das Projektcontrolling bildlich gesehen in den Rückspiegel.
Denn aus den Werten der Vergangenheit lassen sich wertvolle Erkenntnisse ableiten. Daneben gehören Prognosen und Was-wäre-wenn-Szenarien als effektive Werkzeuge in jeden Projektcontrolling-Werkzeugkoffer.
So können Abschätzungen getroffen werden, wie sich Kosten und Meilensteine entwickeln.
Dieses Wissen dient als Grundlage, um wichtige Parameter wie Kosten, Zeitbedarf, Ressourcenumfang oder Risiken zur Entscheidung zu stellen.
Aktives Projektcontrolling - Nur Mut!
Aktives Projektcontrolling hinterfragt Planungen und Entscheidungen.
Möglicherweise zeigt der Soll-Ist-Abgleich, dass ein Spalt zwischen beiden klafft und Tag für Tag breiter wird.
In diesem Fall ist aktives Handeln notwendig. Es ist wenig sinnvoll, ein Projekt zu überwachen, Abweichungen festzustellen und doch alles beim Alten zu lassen.
Projektleitung und Team, Auftraggeber und Sponsoren müssen bereit sein, Änderungen an der ursprünglichen Planung – oder an den ursprünglichen Zielen – vorzunehmen.
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Über den Autor
Werner Plewa
Projektmanager, Experte für berufliche Weiterbildung und Personalentwicklung. Kontaktanfrage gerne auch bei XING:
