Projektabschlussbericht im Projekt

Der Satz stammt von Manfred Hinrich (1926–2015). Was der deutsche Philosoph, Lehrer und Journalist sagte, passt hervorragend zum Projektmanagement.

"Ein Projekt ist einzigartig und hat ein definiertes Anfang und Ende"

Der Projektleiter verantwortet während seines beruflichen Schaffens sicherlich mehr als nur ein Projekt. Unter anderem aus diesem Grund wäre es sinnvoll, dass er ein Projekt genauso strukturiert abschließt, wie er es begann. So wie er das Projekt mit einem offiziellen Kick-off-Meeting startete, sollte er mit einer formalen Abschlussveranstaltung landen. Mit anderen Worten: Was er mit dem Projektauftrag begann, sollte er mit dem Projektabschlussbericht beenden. Denn dem professionellen Projektleiter ist bewusst: Der gut organisierte Projektabschluss ist gegenüber Auftraggebern, wichtigen Stakeholdern und Teammitgliedern eine Empfehlung für das nächste Projekt. Aber was sich so einfach liest, gestaltet sich als Herausforderung. Denn je näher das Projektende rückt, desto größer wird der Grad der Unstrukturiertheit. Zunächst lösen sich die Strukturen an den Rändern des Projektes auf. Vertreter einzelner Gewerke ziehen sich zurück. Im Statusmeeting sinkt die Teilnehmerzahl von Woche zu Woche. Stark nachgefragte Experten lassen sich überhaupt nicht mehr blicken, denn längst arbeiten sie an neuen Aufträgen. Wichtige Projektdokumente wie Meilensteinplan, Projektstrukturplan und Risikomatrix besitzen monatealte Versionsstände. Kurz: Das Ende naht. Wie kann der Projektleiter den Zerfall verhindern?

Wichtige Empfehlungen für den geordneten Rückzug sind beim Project Management Institute (PMI^®) zu finden. Der Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK^®) bezeichnet den Projektabschlussbericht als wichtigstes Transportmittel für den Projektabschluss.

• Das „Closing“ einer Projektphase oder des gesamten Projektes ist im Wissensgebiet „Integrationsmanagement in Projekten“ mit dem Prozess „4.7 Projekt oder Phase abschließen“ beschrieben.

• Es gibt nur diesen einen Prozess in der Abschlussprozessgruppe.

• Die Autoren des PMBOK^® sehen im formalen Abschluss eine Reihe von Vorteilen: strukturiertes Abschließen der geplanten Arbeiten, geordnetes Freigeben von Ressourcen, Archivierung von Wissen.

• Wichtiger Output des Projektabschlusses ist der Projektabschlussbericht. Er enthält zusammenfassende Informationen über den Liefergegenstand sowie den Nachweis, dass die Fertigstellungskriterien erfüllt worden sind.

• Des Weiteren beschreibt der Projektabschlussbericht Ziele zu Inhalt und Umfang, Kosten, Termine, Qualität und Risiken sowie deren Abweichungen zum IST und die Gründe hierfür.
  
  
  

Der Projektabschlussbericht stellt die Projektergebnisse dar:

• Wurden die angeforderten Funktionen realisiert?
• War der Kunde zufrieden?
• Konnten die geplanten Ressourcen wie Zeit, Geld und Personal eingehalten werden?
• Verlief das Projekt erfolgreich?
• Was gelang gut in der Zusammenarbeit zwischen Projektleiter, Team, Auftraggebern und Stakeholdern?
• Was verlief schlecht?

Darüber hinaus fließen in die formale Bestandsaufnahme Leistungsdaten, Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen, Ergebnisse sowie die Art und Weise der Zusammenarbeit ein.

• Zeitraum: Der Projektabschlussbericht kann sich auf das Projekt als Ganzes oder auf eine Projektphase beziehen.

• Abschlussmeeting: Für die Teilnehmer des Abschlussmeetings ist klar: Das Projekt oder die Phase wird nun beendet. Der Projektleiter lässt die Ergebnisse des Treffens protokollieren.

• Ressourcen: Abschließende Informationen über Meilensteine, Budget, Manntage, Wirtschaftlichkeit – kurz, alles was für die Realisierung des Liefergegenstandes benötigt wurde – sollte der Projektabschlussbericht aufnehmen. Dazu gehören auch eine Gegenüberstellung der ursprünglich geplanten und der tatsächlich erreichten Werte sowie Gründe zu den Abweichungen.

• Projektergebnisse: Sobald der Kunde die fertiggestellten Liefergegenstände akzeptiert hat, wird deren Abnahme im Projektabschlussbericht dokumentiert. Doch es ist nicht ungewöhnlich, ein Projekt oder eine Phase zu beenden und Arbeiten unerledigt zu lassen. Das ist der Fall, wenn wichtige Termine eingehalten werden müssen wie zum Beispiel, einen Prototyp auf einer Messe vorzustellen. Dann ist es wichtig, alle offene Aufgabenpakete aufzulisten und ihnen einen Verantwortlichen zuzuordnen. Dessen Auftrag ist es, sich um den Abschluss zu kümmern zu einem Fertigstellungstermin, der zum Beispiel im Abschlussmeeting vereinbart wurde.

• Risiken reflektieren: Welche Risiken wurden im Projektablauf erfasst? Welche Gegenmaßnahmen wurden entwickelt? Welche Risiken sind tatsächlich eingetreten und wie erfolgreich griffen die geplanten Gegenmaßnahmen?

• Verträge: Alle bestehenden Verträge müssen beendet und deren Abschluss dokumentiert werden.

• Lessons Learned: Kostbar sind Informationen über die Zusammenarbeit im Projekt. Der Projektabschlussbericht führt Highlights und Lowlights auf, also Ereignisse, die im Projekt besonders gut oder schlecht gelaufen sind.

• Dokumente: Zum Projektabschluss sind alle relevanten Projektdokumente auf Vollständigkeit zu überprüfen und eine finale Version bereitzustellen.
  
  

1.   Wenn Sie eine Möglichkeit sehen, bereits zum Projektstart die Bedingungen für die Projektlandung zu skizzieren, wäre das für den Projektabschluss hilfreich. Was soll passieren, wenn sich wichtige technische, betriebswirtschaftliche oder organisatorische Rahmenparameter ändern? Zwar bleibt in der Hektik der Projektvorbereitungen wenig Zeit, sich auf den Abschluss vorzubereiten. Doch der Aufwand kann sich zu einem späteren Zeitpunkt lohnen.

2.   Beginnen Sie den Projektabschlussbericht mit einer Zusammenfassung. In dieser kompakten Darstellung liefern Sie dem Leser einen Überblick über die wichtigsten Rahmendaten, Ergebnisse und Erkenntnisse zum Projektabschluss.

3.   Machen Sie es den Personen leicht, die das Projekt inhaltlich nur aus der Ferne kennen. Sie sollten die im Projektabschlussbericht erfassten Informationen und Bewertungen so formulieren, dass Außenstehende diese leicht einordnen können.

4.   Erarbeiten Sie den Projektabschlussbericht mit dem Projektteam und Ihren Stakeholdern. Damit signalisieren Sie die Botschaft: „Wir wollen das Projekt gemeinsam schließen.“ Auf diese Art und Weise verteilen Sie die abschließenden Arbeiten auf mehrere Schultern und reduzieren damit Ihren eigenen Aufwand.

5.   Lassen Sie Ihre Leistungen durch den Auftraggeber und andere einflussreiche Stakeholder bewerten. Fügen Sie die Ergebnisse in den Projektabschlussbericht ein. Nutzen Sie das persönliche Gespräch, um den gesamten Projektverlauf zu reflektieren.

6.   Archivieren Sie den Projektabschlussbericht in einem Verzeichnis, auf das nur autorisierte Personen lesenden Zugriff erhalten. Geben Sie dem Dokument einen sprechenden Namen, der idealerweise das Erstellungsdatum beinhaltet sowie den Vermerk, dass es sich um eine finale Version handelt. Somit vermeiden Sie Verwechslungen mit älteren Dokumentenständen.

7.   Gehen Sie davon aus, dass Ihre Leser wenig Zeit für Ihren Text haben, jedoch an Ihren Erfahrungen interessiert sind. Sie als Autor des Projektabschlussberichtes sollten sich beim Schreiben „quälen“ – nicht Ihre Zielgruppe beim Lesen.
Verfassen Sie einen informativen und kompakten Projektabschlussbericht, gut strukturiert in kurzen und prägnanten Sätzen. Buchtipp: Schneider, Wolf: Deutsch! Das Handbuch für perfekte Texte.