Projekt: Kick-Off Meeting – So sorgen Sie für einen erfolgreichen Projektstart!

Der Projektleiter und sein Team planen das Kick-off Meeting generalstabsmäßig. Nichts überlassen Sie den Zufall.

In vorbereitenden Meetings klären sie offene Fragen zum Projektinhalt und zur Zusammenarbeit im Team.

• Information über Inhalt und Ziel des Projektes
• Rahmenbedingungen skizzieren
• Klarheit im Projektteam schaffen
• Den Beteiligten ein Forum zu geben, sich besser kennenzulernen
• Begeistern und Motivieren

Alle Teilnehmer erhalten rechtzeitig eine Terminanfrage. Die Einladung enthält eine Agenda. Sie könnte beispielsweise folgende Tagesordnungspunkte enthalten:

• TOP 1: Begrüßung
• TOP 2: Key Note durch den Auftraggeber
• TOP 3: Vorstellung des Projektes
• TOP 4: Nächste Schritte
• TOP 5: Fragen und Antworten

Geben Sie den Teilnehmern die Möglichkeit, sich rechtzeitig auf das Kick-Off vorzubereiten.

Fügen Sie deshalb Ihrer Terminanfrage die Meeting-Präsentation bei. Wenn die Unterlage noch unvollständig ist, und Sie sie nicht versenden wollen, geben Sie den Teilnehmern einen Hinweis, dass sie die finale Version rechtzeitig vor dem Treffen erhalten werden.

Endlich ist der Tag gekommen. Der Projektleiter begrüßt das Auditorium: Projektmitarbeiter, Stakeholder und Auftraggeber. In sehr großen Projekten ist ein Mitglied der Geschäftsleitung oder ein Vertreter des Lieferanten anwesend. Der Projektleiter begrüßt die Anwesenden und spricht einleitende Worte.

Dann übergibt er das Wort an den Projekt-Auftraggeber. Von ihm erhalten die Teilnehmer wichtige Informationen:

• Warum wurde das Projekt initiiert?
• Was sind die strategischen Hintergründe?
• Wie ordnet sich das Projekt in den Gesamtkontext des Unternehmens ein?

Durch seine Anwesenheit gibt der Auftraggeber dem Projektstart Gewicht. Seine Aufgabe ist es darüber hinaus, den Tatendrang der Mannschaft zu entfachen. Deshalb sollten in seiner Rede motivierende Botschaften mitschwingen, wie zum Beispiel: „Das Projekt ist mir wichtig. Ihr seid mir wichtig. Ich unterstütze den Projektleiter. Strengt euch an!“

Danach übernimmt der Projektleiter das Wort. Zunächst spricht er über Inhalt und Umfang des Projektes.

Bereits vor dem Kick-Off, zerlegte das Team mithilfe des Arbeitsstrukturplanes das Projekt in seine Einzelteile. Der Projektleiter ordnete jedem Teilprojekt einen Verantwortlichen zu.

Der Verantwortliche spezifiziert die Arbeiten in seinem Teilprojekt, leitet Termine ab und plant die Ressourcen. Später, im Kick-Off, wird der Projektleiter seine Teilprojektleiter nach vorn bitten - als Zeichen der Wertschätzung - damit diese ihre Arbeitsergebnisse präsentieren.

Für die Teilprojektleiter ist es motivierend, Verantwortung zu übernehmen und sie dem Auditorium zu demonstrieren. Dadurch erfahren die Anwesenden, wer für welche Themen verantwortlich ist.

In der Regel hat der Auftraggeber klare Vorstellungen zum Liefertermin. Doch neben der Freigabe des Liefergegenstandes gibt es weitere wichtige Meilensteine.

Dazu zählen:

• Abschlusstermine von Lastenheft und Pflichtenheft
• Start der Realisierung
• Start und Abschluß eines der Tests
• Soft Launch
• und andere

Auch Branchenevents, wie zum Beispiele die CeBIT in Hannover oder die IFA in Berlin, beeinflussen den Projektplan. Meilensteine geben dem Projekt die Struktur. Sie zeigen den Weg vom Start bis zum Projektabschluss. Das Projekt wird nur erfolgreich abgeschlossen, wenn die Meilensteine erreicht werden.

Das Projekt-Organigramm gehört zwingend zum offiziellen Projekt-Start.

Es beinhaltet alle namentliche Benennung der Projektmitarbeiter. Hilfreich sind kleine Porträtfotos neben den Kontaktdaten. Der Projektleiter klärt rechtzeitig mit den Linienvorgesetzten, ob der betreffende Kollege im Projekt mitarbeiten darf und in welchem Umfang.

Denn für die Teilnehmer im Kick-Off ist es verwirrend ein Organigramm zu sehen, welches Namen auflistet, bei den die Zusagen des Abteilungsleiters fehlt.

Sind erste Risiken identifiziert, gehören sie unbedingt in das Kick-Off. Ja, es ist denkbar, dass ein Flugzeug auf das Rechenzentrum stürzen könnte und die gesamte Infrastruktur zerstört. Sehr wahrscheinlich ist das jedoch nicht.

Der professionelle Projektleiter agiert mit Augenmaß. Er konzentriert sich auf die Risiken, die die höchste Eintrittswahrscheinlichkeit und den größten Einfluss auf das Projekt besitzen.

Hier einige Beispiele für mögliche Risiken:

• Ressourcenengpässe sind zu erwarten
• Neue Technologien sind wenig erprobt
• die Machbarkeit des Vorhabens zeigt sich erst während des Projektablaufes
• Budget ist ungeklärt

Nachdem der Projektleiter in groben Zügen über das WAS informiert, wechselt er zum WIE. Wie wollen wir zusammenarbeiten?

Die Vorgehensweise ist im Wesentlichen von den unternehmensspezifischen Gepflogenheiten geprägt.

Ob klassisches Wasserfallmodell, Agiles Projektmanagement oder das frühe und sehr enge Zusammenarbeiten von Kollegen aus Entwicklung und Betrieb (DevOps):

Der Projektleiter informiert im Kick-Off über das Vorgehensmodell seiner Wahl. Möglicherweise stellt das Modell Neuland für einige Kollegen dar. Für diesen Fall bietet der Projektleiter Workshops zur Einarbeitung an, um die Kollegen mit dem neuen Arbeitsmodus vertraut zu machen.

Effizientes Kommunikationsmanagement

Unter der Rubrik „Kommunikation“ sind eine Reihe von Regeln zu etablieren:

• Wie wollen wir Informationen austauschen?
• In welchen Abständen, an welchem Ort und in welchem Teilnehmerkreis wollen wir uns treffen?
• Wie wollen wir unsere Ergebnisse kommunizieren?
• Wer informiert wen im Falle von Eskalationen?  

Besonders in virtuellen Teams z.B. in Projekte, wenn sich Teilnehmer aus verschiedenen Ländern und Zeitzonen per Telefonkonferenz zuschalten, ist der Zusammenhang zwischen Beziehungs- und Sachebene zu berücksichtigen.

Erst wenn es zwischenmenschlich passt, können die Teilnehmer sachliche Herausforderungen lösen. Interkulturelles Training hilft, Missverständnisse zwischen den Kulturen zu vermeiden und die Kommunikation insgesamt zu verbessern.

Sollte das Team Kollaboration-Werkzeuge verwenden, sorgt der Projektleiter dafür, dass alle Beteiligte rechtzeitig Zugang erhalten. Gegebenenfalls bietet er vertiefende Schulung für den Einstieg in die neue Software an.

Der erfolgreiche Projektleiter kennt die Vorteile eines aktiven Projekt-Marketings. Das Projekt und seine Ergebnisse nach außen sichtbar zu machen, besitzt den gleichen Stellenwert, wie Probleme im technischen und prozessorientierten Umfeld zu lösen.

Der Projektleiter könnte die Anwesenden zu einem Wettbewerb anspornen: „Wer kreiert das beste Logo und den besten Slogan für unser Projekt? Abgabe in zwei Wochen - der Gewinner erhält ein Preis.“

Meetings und Workshops zu organisieren, gehört für jeden Projektleiter zum Tagesgeschäft. Doch in der Hektik des Alltags kann schnell etwas verloren gehen.

Die folgende Checkliste für das Kick-off Meeting hilft, den Workshops vorzubereiten und das Wesentliche im Auge zu behalten:

• Verschicken Sie den Termin rechtzeitig, dann erhält jeder Teilnehmer genügend Zeit abschätzen, ob er selbst kommen kann oder ob er einen Kollegen bittet, ihn zu vertreten
• Fassen Sie die wichtigsten Informationen in einer eine Präsentation zusammen
• Vor dem Kick-off Meeting mit den Stakeholdern abstimmen
• Prüfen Sie die Ausstattung des Konferenzraumes vor der Veranstaltung: Anzahl Stühle und Tische, Flipchart und Stifte
• Funktionscheck der technischen Ausrüstung wie Beamer, tragbare Mikrofone oder Headsets, Heizungskörper
• Planen Sie Zeit für Fragen und Antworten
• Laden Sie die wichtigsten Stakeholder ein. Und vergessen Sie die Kollegen aus dem Betriebsrat nicht.