Soft Skills im Projekt: So etablieren Sie ein erfolgreiches Konfliktmanagement (Teil 4)

Ein ganz typischer Konflikt betrifft das zeitliche Engagement von Projektmitarbeitern, wenn sie parallel in ihrer Linienfunktion stark im Projekt gefordert werden. Welche Aufgaben haben Vorrang? Wer hat über die jeweilige Priorisierung zu entscheiden?

Auch Uneinigkeiten über das fachliche Vorgehen oder zwischenmenschliche Konflikte erschweren Abläufe im Projektmanagement.

In unserer heutigen Folge zur Artikelserie „Soft Skills im Projekt“ bringen wir Ihnen zwei konkrete Methoden näher, um Konflikte möglichst pragmatisch zu lösen.

Holen Sie sich Unterstützung von der richtigen Instanz. Wir illustrieren, wie sie eine Eskalation nutzen, um Entscheidungen voranzubringen, wenn eine interne Klärung nicht möglich ist.

Weiterhin stellen wir Ihnen den Ablauf für einer Konfliktmoderation vor, um sachliche oder auch interpersonale Konflikte zu klären und zu lösen.

Wenn ich mit Projektleitern über eine mögliche Eskalation von Konflikten diskutiere, dann löst das sehr gemischte Gefühl aus. Als ob das Weiterreichen einer Entscheidung an die nächsthöhere Instanz mit eigenem Versagen gleichzusetzen wäre. Daher ist es wichtig, zunächst zwischen einer angemessenen und einer unangemessenen Eskalation zu unterscheiden.

Unangemessene Eskalation

Kommunizieren zwei Kontrahenten fast ausschließlich über ihre nächsthöheren Vorgesetzten und setzen in jeder Mail gleich eine Reihe von weiteren Mitlesern ins CC, dann kann diese Art Ränkespiel als Zeichen eines aus den Fugen geratenen Konflikts gewertet werden.

Hier wird die Eskalation – das Hinzuziehen einer nächsten Führungsebene – als Druckmittel missbraucht und dient der Manipulation. Selten sind Kontrahenten an einer friedlichen Klärung interessiert, sondern suchen eine öffentliche Bloßstellung der Gegenseite.

Eine externe Konfliktlösung wird vielfach nötig, um ein konstruktives Miteinander wieder herzustellen.

Angemessenen Eskalation

Davon abzugrenzen sind Situationen, die projektintern nicht entschieden werden können, etwa im Falle von personellen Ressourcen, zeitlicher Freistellung für besondere Projektaufträge oder die Genehmigung von zusätzlichem Budget. Denn hier sind oft weitere Fach- und Linienvorgesetzte involviert.

Wenn Sie mit Ihren direkten Ansprechpartnern keine Einigung erzielen, müssen Sie diese Konflikte an die nächsthöhere Ebene eskalieren, um einen Stillstand im Projekt zu vermeiden.

Eine sachdienliche Eskalation hilft in diesem Fall, die nötigen Entscheidungen zu treffen und Konsequenzen mitzutragen. Sie entlasten sich durch die Rückendeckung von oben zugleich von der alleinigen Verantwortung.

1. Bleiben Sie sachlich

Auch wenn die Einigung mit dem direkten Linienvorgesetzten vorab nicht geklappt hat, lassen Sie bei der Eskalation allen Ärger beiseite. Dokumentieren Sie sachlich und pragmatisch alle nötigen Details, um Ausgangslage, Problem, erwünschte Klärung, mögliche Auswirkungen und Konsequenzen zu vermitteln.

2. Klären Sie, an wen Sie eskalieren

Machen Sie aus der Anfrage kein politisches Machtspiel, sondern wenden Sie sich an den nächsthöheren Vorgesetzten, der Ihnen helfen kann. Es muss nicht gleich an die allerhöchste Ebene gehen oder das komplette Projektgremium informiert werden. Vermeiden Sie einen Gesichtsverlust einzelner Beteiligter, sei es betroffener Projektmitarbeiter oder weitere involvierte Vorgesetzte.

3. Lenken Sie Entscheider in Ihrem Sinne

Während Sie auf eine sachliche Darstellung achten, dürfen Sie dennoch Position beziehen.

• Wie können Sie Entscheider für die von Ihnen favorisierte Lösung gewinnen?
• Welche positiven Auswirkungen erwarten Sie im Idealfall?
• Welche Konsequenzen hätte ein Verschieben oder gar Aussitzen der Entscheidung?

Überlegen Sie, wie Sie wichtige Entscheider am günstigsten kontaktieren und welche Argumentation am besten überzeugt.

Um Konflikte zu lösen, ist es nötig, dass Entscheidungen zeitnah und von nächsthöherer Stelle getroffen werden. Damit Ihr Projektteam gut weiterarbeiten und gemachte Zusagen und Meilensteine eingehalten werden können.

Nutzen Sie eine Eskalation, um die Arbeitsfähigkeit Ihres Teams sicherzustellen, aber niemals, um sich in Machtspiele hineinziehen zu lassen.

Das zweite Instrument zum Klären von Konflikte eignet sich bei sachlichen oder auch interpersonalen Konflikten. Wenn Sie merken, dass Konflikte sich zuspitzen oder gänzlich unter den Tisch gekehrt werden, dann sprechen Sie Klartext.

Helfen Sie Ihrem Team, die Beziehungsebene und sachlichen Aspekte des Konflikts zu trennen und zu einer konstruktiven Einigung zu finden.

Systematisches Vorgehen zur Konfliktmoderation in Projektteams

1. Konfliktanalyse

Fordern Sie alle auf, reihum ihre Sicht vom Konflikt bzw. Thema zu benennen. Idealerweise visualisieren Sie alle Inhalte, das stellt bereits eine Distanz zum Erlebten her und stellt alle Positionen auch optisch nebeneinander.

Machen Sie klar, dass es Ihnen nicht darum geht, Schuldige oder Verantwortliche zu finden, sondern eine für alle praktikable Lösung.

2. Ursachen und Auswirkungen beleuchten

Im zweiten Schritt sammeln Sie die verschiedenen Meinungen zu Ursachen und Auswirkungen des Konflikts.

Das Arbeiten mit einer Zwei-Felder-Matrix plus Moderationskarten neutralisiert gegensätzliche Positionen und macht eine Diskussion oftmals ergiebiger.

3. Klären Sie die zugrundeliegende Konfliktdimension

Klären Sie im dritten Schritt mit Ihrem Team, um welche Art von Konflikt es geht. Liegt hier ein zwischenmenschlicher Konflikt zugrunde, ein sachlicher oder ein struktureller? Welche Einflussmöglichkeiten sehen einzelne Mitarbeiter – bei sich selbst, bei anderen oder einer Veränderung von Rahmenbedingungen, Ressourcen oder Regeln?

In diesen ersten drei Phasen schaffen Sie eine gemeinsame Ausgangsbasis.

Herrscht Uneinigkeit über die Tragweite des Konflikts, gilt es so lange zu diskutieren, bis alle von der gleichen Voraussetzung ausgehen und eine Lösung für möglich und notwendig erachten.

4. Würdigen Sie bisherige Lösungsversuche

Im vierten Schritt tragen Sie alle bisherigen Lösungsansätze zusammen. Selbst wenn bislang keiner gefruchtet hat, kann das für die Auswahl geeigneter Maßnahmen sehr sachdienlich sein.

Würdigen Sie den Einsatz und das Engagement, das bisherigen Lösungsversuchen zugrunde liegt. Das stärkt das Commitment, sich erneut mit ganzem Einsatz zu beteiligen.

5. Erfragen Sie die Bereitschaft zum Mitwirken

Insbesondere bei zwischenmenschlichen Konflikten zählt, dass sich alle Beteiligten auf ein verändertes Miteinander einlassen.

Erfragen Sie die Bereitschaft von jedem einzelnen Projektmitarbeiter, unabhängig, ob er oder sie aktiv beteiligt ist oder eher als stiller Teilhaber fungiert.

6. Vereinbaren Sie neue Verhaltensweisen

Sammeln Sie zunächst alle Vorschläge, wie sich der Konflikt lösen lässt. Klären Sie dazu sehr konkret, wie sich jedes Teammitglied zukünftig zu verhalten hat.

Bleiben Sie konsequent am Ball, bis Sie das Gefühl haben, dass jeder seinen Part an der Lösung verstanden hat. Verabreden Sie mit Ihrem Team explizit, wie Sie bei Abweichungen von der neuen Vereinbarung umgehen wollen.

Wer informiert wen? Was passiert, wenn Absprachen nicht eingehalten werden? Falls die Ursache bzw. Lösung außerhalb des direkten Projektumfeldes liegt, vereinbaren Sie, wer von Ihnen welche nächsten Schritte initiiert.

Nach der Analyse folgt die Bearbeitung des Konflikts

• Was wurde bereits unternommen, um ihn zu lösen?
• Wie hoch ist die Bereitschaft aller, sich einzubringen?
• Und welche Lösungen führen am effektivsten zu einer für alle tragbare Lösung?

Möglicherweise kann die Diskussion einzelner Schritte sehr intensiv werden, auch emotional.

Behalten Sie die Arbeitsfähigkeit Ihres Teams im Blick und vertagen Sie lieber auf eine weitere Sitzung, statt einen Diskussionsmarathon zu veranstalten. Pausen können dazu dienen, dass sich neue Erkenntnisse einstellen.

Legen Sie Ihren Fokus konsequent auf eine Lösungsorientierung und unterbinden Sie ein Abdriften Richtung Schuldzuweisungen oder langwierigen Erklärungen.

Wenn Ihr Team zu sehr im Problem festhängt, fragen Sie stattdessen nach deren Ideal. Das befreit von Denkblockaden und offenbart oft Gemeinsamkeiten in zuvor gegensätzlichen wirkenden Positionen.

Wenn Ihr Team merkt, dass alle vergleichbare Ziele anstreben, entspannen sich viele Diskussionen: „Oh, wir wollen ja das gleiche Ziel erreichen, nur auf anderem Wege.“ Damit nehmen Sie den Druck raus und stellen eine konstruktive Arbeit an Lösungen sicher.

Im Seminar Konfliktgespräche konstruktiv führen, erhalten Sie weiteren Input für eine Übertragung auf Ihre aktuellen Herausforderungen.

Viel Erfolg beim Lösen von Konflikten von unserer Seite!

Teil 1: Soft Skills im Projekt - Schlüsselkompetenzen für Projektleiter

Teil 2: Soft Skills im Projekt - Welche personalen Kompetenzen im Projektmanagement gefragt sind

Teil 3: Soft Skills im Projekt - Erfolgreiche Kommunikation im Team

Teil 4: Konfliktmangement (dieser Beitrag)

Teil 5: Projektmeetings erfolgreich managen

Teil 6: 7 Tipps für überzeugende Präsentationen

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