7 Tipps für effektives Ressourcenmanagement im Projekt
Inhalt
Was sind Ressourcen?
Eine Ressource kann ein materielles oder immaterielles Gut sein, schreibt Wikipedia. In der Transport-Logistik ist der Autokran mit einer Traglast von 130 Tonnen eine materielle Ressource.
Eine Person, die sich besonders gut Gesichter merken kann und als Super-Recognizer der Polizei bei der Jagd nach Verbrechern hilft, verfügt über immaterielle Ressourcen.
Im Projektmanagement sind die folgenden Ressourcen relevant:
- Geld: Wie viel Budget steht zur Verfügung, um Mitarbeiter, Soft- und Hardware oder Ausrüstungsgegenstände zu beschaffen?
- Personal: Wie viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter benötigt das Projekt, um den geplanten Liefergegenstand rechtzeitig bereitzustellen? Verfügen sie über die passenden Qualifikationen? Zu welchem Zeitpunkt wird deren Arbeitskraft benötigt?
- Arbeitsmittel: Steht die benötigte Ausstattung zum passenden Zeitpunkt zur Verfügung? Arbeitsmittel sind zum Beispiel: Fahrzeuge, Rohrsysteme, Hardware wie Konferenzsysteme oder Softwarelizenzen. Auch Speichersysteme oder Wissensdatenbanken und vieles mehr sind Ressourcen.
- Infrastruktur: Hierzu zählen unter anderem Büroräume, Labore für die Herstellung von Medikamenten, Ethernet-Anschlüsse oder Stromdosen.
Was ist Ressourcenmanagement?
Beim Ressourcenmanagement geht es um Planung, Finanzen, Technologie usw. bezogen auf ein Projekt oder Programm.
Im Projektmanagement ist der Begriff Ressourcenmanagement eng mit der Planung, Zuweisung und dem Einsatz von Personen verbunden. Alles läuft darauf hinaus, die Arbeitskraft möglichst optimal zuzuweisen und einzusetzen.
Das PMI® verweist im PMBOK® Guide Seventh Edition explizit auf den Begriff physische Ressource. Hiermit sind alle Ressourcen gemeint, „... die keine Personen sind. Dazu gehören beispielsweise Material, Anlagen, Software, Testumgebungen, Lizenzen usw.“
1. Es gibt nichts Gutes, außer man tut es
Ihre Entscheidung, sich bewusst mit dem Management von Ressourcen auseinanderzusetzen, ist ein aktiver Schritt, um Transparenz und Kontrolle im Projekt zu schaffen. Wunderbar. Ans Werk!
2. Bedarf und Aufwand klären
Je klarer Umfang und Art der anstehenden Projektarbeiten vorliegen, umso präziser können Bedarf und Aufwand geklärt werden.
Wichtige Quellen dafür sind Arbeitsstrukturplan sowie historische Daten aus dem aktuellen, abgeschlossenen oder benachbarten Projekt. Befragen Sie Experten, welchen Personalbedarf sie einschätzen würden.
Ermitteln Sie neben der Anzahl auch den Ausbildungsschwerpunkt Ihrer zukünftigen Mitstreiter. Befragen Sie Ihre zukünftigen Teammitglieder nach Zertifizierungen und Praxiserfahrungen in den nachgefragten Arbeitsfeldern.
3. Vorausschauend agieren
Sobald die Mannschaft an Bord ist, braucht es seine Zeit, bis das Team produktiv wird. Das liegt an den Phasen der Zusammenarbeit, die jedes Team durchlaufen muss (siehe Artikel: Teambildung in 5 Phasen)
Das ist ein weiterer Zeitpunkt, um sich nochmals über Risiken bei der Beschaffung von Ressourcen Gedanken zu machen.
Was würde passieren, wenn ein Kollege überraschend das Projekt verlässt oder aus anderen Gründen ausfällt? Wo kann ich intern oder extern Ersatz finden? Suchen Sie nach Antworten, solange Sie keine Ressourcenprobleme haben.
Damit vermeiden Sie unproduktive Hektik. Welche Methoden gibt es, die mich dabei unterstützen? Der PMBOK® Guide Seventh Edition liefert einige Vorschläge:
- Ressource Breakdown Structure (RBS): „… ist eine hierarchische Struktur von Einsatzmitteln nach Einsatzmittelkategorie und Einsatzmitteltyp, die in Terminplänen zur Bedarfsglättung und zur Entwicklung von Terminplänen mit begrenzten Einsatzmitteln verwendet wird und womit Zuweisungen menschlicher Ressourcen zu einem Projekt identifiziert und analysiert werden können“, schreibt das PMI.
- Ressource Calendar: „… ist ein Kalender von Arbeitstagen und arbeitsfreien Tagen, der die Daten bestimmt, an denen jedes spezifische Einsatzmittel nicht nutzbar ist beziehungsweise aktiviert werden kann. Er definiert normalerweise einsatzmittelspezifische Feiertage und die Zeiträume, in denen die Einsatzmittel zur Verfügung stehen.“
- Ressource Histogram: „Ein Balkendiagramm, das die Zeitdauer zeigt, für die ein Einsatzmittel über mehrere Zeiträume für Arbeit eingeplant ist. Zu Vergleichszwecken kann die Einsatzmittelverfügbarkeit als eine Linie abgebildet werden. Kontrastierende Balken können die tatsächlich verwendeten Mengen der Einsatzmittel im Projektverlauf anzeigen.“
Es ist einfacher, Engpässe zu vermeiden, wenn Sie Ihren Ressourcenbedarf frühzeitig erkennen. Personelle Ressourcen zielgerecht zu planen und einzusetzen ist eng verknüpft mit der Planung von finanziellen Mitteln und Meilensteinen.
4. Puffer zulassen
Anfängerinnen und Anfänger legen (unbewusst) ihren Planungen eine 100-prozentige Auslastung zugrunde. Gefahr, Gefahr – denn dieses Vorgehen grenzt den Spielraum, auf Zwischenfälle reagieren zu können, erheblich ein!
Ratsam ist, gleich zu Beginn Puffer einzukalkulieren. Berücksichtigen Sie Ausfallzeiten wegen Krankheit, Urlaub, Weiterbildung und sonstigen Abwesenheiten.
Als Faustregel gilt: Kalkulieren Sie eine Kapazitätsauslastung von ca. 80 Prozent.
5. Seiteneffekte berücksichtigen
Das Managen von Ressourcen beeinflusst immer auch andere Projektkomponenten. Dazu gehören Inhalt, Meilensteine, Budget, Risiken und Qualität. Kurz, alles ist miteinander verzahnt.
Das magische Dreieck im Projektmanagement macht diese Abhängigkeiten sichtbar.
Nun gilt es, den Durchblick zu behalten. Klarheit schaffen Antworten auf diese Fragen:
- Wie hoch sind die bisher geleisteten Arbeitsaufwände?
- Gibt es eine Prognose für die kommenden Wochen?
- Wie gestaltet sich der aktuelle Arbeitsfortschritt? Gibt es eine Prognose?
- Reicht die bestehende Mannschaft, um den Projektauftrag zu erfüllen?
- Wird zusätzliches Personal benötigt und wenn ja, welche Fachkenntnisse müssen die neuen Kollegen mitbringen?
Für den Blick nach vorn können Sie Kennzahlen aus der Arbeitszeiterfassung nutzen. Auch eine Bildungsbedarfsanalyse oder das Erheben von Stimmungsbildern liefert wertvolle Informationen.
Versuchen Sie, möglichst weit im Voraus Überlastungen und Engpässe zu erkennen. So können Sie strukturierter entscheiden, wenn der Auftraggeber Wünsche zum Ausweiten des Scopes oder zum Vorziehen von Lieferterminen äußert.
Besonders bei Spezialisten besteht die Gefahr einer übermäßigen Arbeitsbelastung, wenn die Nachfrage unerwartet stark ansteigt. Schlimmstenfalls endet die Terminhetze im Burn-out. Nur der klare Blick auf die Ressourcenauslastung hilft, dieses Problem rechtzeitig zu verorten und zu verhindern.
6. Onboarding
Mitarbeiter gehen, Mitarbeiter kommen – das ist völlig normal im Projektgeschäft. Bereiten Sie sich im Rahmen des Onboarding darauf vor und entwickeln Sie Strategien, um neue Mitarbeiter möglichst schnell „an den Start zu bringen“. Hilfreich sind gut dosierte Mengen an Informationen.
Statt den Neuen mit Zahlen, Daten und Fakten zuzuschütten, wäre ein übersichtlicher „Onboarding-Flyer“ ein gutes Transportmittel, um sich schnell im Projekt orientieren zu können. Er beinhaltet alle relevanten Projektinformationen, dargestellt aus der Vogelperspektive. Alles, was ein Außenstehender wissen darf und wissen muss, ist hier beschrieben: Projektauftrag, Meilensteine, Kontaktdaten von Ansprechpartnern, Projektfunktionen, Risiken, Meeting-Strukturen, Dateiablage usw.
Damit bekommt der „Frischling“ im Projekt eine Starthilfe an die Hand.
7. Gute Beziehungen pflegen
Per Definition ist ein Projekt einmalig und zeitlich begrenzt. Das bedeutet, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter arbeiten für einen bestimmten Zeitraum in Ihrem Projekt.
Der Heimathafen verbleibt in der Organisationseinheit im Unternehmen – wenn es sich nicht um externe Kräfte handelt. Pflegen Sie einen guten Kontakt zu den Verantwortlichen, deren Personal Sie akquirieren wollen.
Idealerweise behandeln Sie diese Entscheider als wichtige Stakeholder in Ihrem Stakeholdermanagement. Allerdings: Zielkonflikte lassen sich wohl nicht vermeiden, besonders wenn das Objekt der Begierde Spezialisten eines Fachgebietes sind.
Entweder, Sie können geschickt verhandeln, überzeugen und sich einigen, oder es bleibt nichts anderes übrig, als an den Projektauftraggeber zu eskalieren.
Video: Ressourcenmanagement
Ressourcenplanung und Kapazitätsplanung im Projektmanagement
Mit einem anschaulichen Beispiel in diesem Video erfahren Sie , wie eine saubere Kapazitätsplanung funktioniert und Ressourcenkonflikte vermieden werden können.
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Über den Autor
Werner Plewa
Projektmanager, Experte für berufliche Weiterbildung und Personalentwicklung. Kontaktanfrage gerne auch bei XING:
